[Lieu de travail de tous inc.] reconnaît la diversité de son effectif et s’engage à garantir que tous les employés peuvent utiliser de façon efficace et efficiente leurs habiletés et leur expérience pour contribuer au rendement et à la prestation des services de l’organisation, et notamment qu’ils ont l’occasion de participer sans discrimination à des activités liées ou non au travail dans un contexte professionnel.

La décision rendue par la Cour suprême en 1999 dans les affaires Meiorin et Grismer a précisé la nécessité pour les employeurs et les fournisseurs de services de mettre tout en œuvre, sans toutefois s’imposer de contrainte excessive, pour garantir que l’ensemble des activités organisationnelles tiennent compte des besoins de leur effectif.

En d’autres termes, les employeurs ne devraient plus simplement s’en remettre à une politique sur les mesures d’adaptation pour répondre aux demandes des employés susceptibles d’être victimes de discrimination en milieu de travail. Ils devraient plutôt examiner de près l’ensemble de leurs activités et programmes organisationnels, y compris les politiques, les pratiques, les règles, les normes, les achats et les décisions relatives aux biens immobiliers, et prendre toutes les mesures possibles pour supprimer les obstacles discriminatoires qui peuvent en découler.

Par exemple, une règle générale selon laquelle tous les employés doivent être disposés à effectuer des voyages de plus de 24 heures pourrait être à l’origine d’une discrimination fondée sur la situation de famille parce qu’elle aura tendance à mettre à l’écart les personnes ayant des responsabilités familiales. Il conviendra d’étudier en profondeur cette règle pour veiller à ce qu’elle s’applique uniquement aux postes pour lesquels ces voyages constituent une fonction essentielle de l’emploi.

De même, avant de prendre une décision relativement à l’achat de nouvelles technologies de communication, il importe de vérifier si ces technologies seront pleinement accessibles aux personnes ayant une déficience ou s’il existe des interfaces compatibles qui permettront à ces personnes de les utiliser.

Le simple fait de procéder à ces vérifications évitera souvent d’être obligé de prendre des mesures d’adaptation individuelles. Il convient de rappeler, cependant, qu’il faudra néanmoins, dans certains cas, prendre des mesures d’adaptation particulières pour un employé.

Par exemple, les croyances religieuses d’un employé pourraient l’obliger à s’absenter du travail certains jours pour remplir des obligations religieuses, à respecter des pauses-prière durant les heures de travail, à se conformer à un certain code vestimentaire ou à suivre un régime alimentaire particulier. Une organisation peut s’être dotée d’une politique sur l’horaire variable qui vise à éviter la discrimination fondée sur les croyances religieuses. Toutefois, il est possible qu’une personne doive respecter des engagements religieux bien précis à une période de l’année qui n’est pas prévue dans la politique générale. Il faudra donc prendre des mesures pour tenir compte des besoins de cette personne, sauf s’il en résulte une contrainte excessive. Les gestionnaires devraient envisager divers régimes de travail souples.

De même, l’aménagement d’une salle de toilette dans l’aire réservée au personnel peut respecter les normes de conception requises pour que les personnes à mobilité réduite ou se déplaçant en fauteuil roulant puissant dans toute la mesure du possible y avoir accès. Les normes générales de conception énoncées dans les règlements de construction ne peuvent évidemment pas répondre aux besoins de chaque personne, mais il est raisonnable de s’attendre à ce que les employeurs les utilisent lorsqu’ils procèdent à des aménagements.

Toutefois, un employé pourrait avoir besoin d’une mesure d’adaptation individuelle comme l’ajout d’une barre de soutien à un endroit précis pour lui faciliter l’usage du lieu. Le fait que l’employeur ait pris soin d’intégrer toutes les mesures d’adaptation à l’aménagement de base ne signifie pas pour autant qu’il n’aura pas à prendre une mesure personnalisée, sauf s’il en résulte une contrainte excessive.

[Lieu de travail de tous inc.] élaborera et tiendra à jour un système efficace pour garantir un milieu de travail inclusif et la prise de mesures d’adaptation au travail.

[Lieu de travail de tous inc.] veillera à ce que toutes ses activités organisationnelles, y compris celles liées aux politiques, aux pratiques, aux procédures, aux achats ainsi qu’à la construction ou à la rénovation d’installations, ne donnent pas lieu à de la discrimination.

[Lieu de travail de tous inc.] répondra en temps opportun, efficacement et de façon confidentielle aux demandes de mesures d’adaptation individuelles au travail.

La politique fait-elle état des obligations de l’employeur aux termes de la Loi canadienne sur les droits de la personne, de la Loi sur l’équité en matière d’emploi et, s’il y a lieu, de la Charte canadienne des droits et libertés?

La présente politique porte sur nos responsabilités aux termes de la Loi canadienne sur les droits de la personne (LCDP) et de la Loi sur l’équité en matière d’emploi (LEE). La LCDP interdit de faire des distinctions fondées sur la race, l’origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’état matrimonial, la situation de famille, la déficience ou l’état de personne graciée. La LEE a pour objet de :

« réaliser l’égalité en milieu de travail de façon que nul ne se voie refuser d’avantages ou de chances en matière d’emploi pour des motifs étrangers à sa compétence et [...] de corriger les désavantages subis, dans le domaine de l’emploi, par les femmes, les autochtones, les personnes handicapées et les personnes qui font partie des minorités visibles, conformément au principe selon lequel l’é quité en matière d’emploi requiert, outre un traitement identique des personnes, des mesures spéciales et des aménagements adaptés aux différences. »

La politique reconnaît qu’à titre d’employeur, nous devons prendre des mesures d’adaptation individuelles à la condition qu’elles ne nous imposent pas de contrainte excessive, et qu’il nous incombe de réduire au minimum la nécessité de prendre pareilles mesures en veillant à ce que nos règles, nos politiques, nos normes et nos pratiques ne soient pas discriminatoires.

La présente politique vise tous les membres du personnel de [Lieu de travail de tous inc.] et tous les candidats à un emploi auprès de [Lieu de travail de tous inc.] exerçant leurs fonctions à tous les lieux de travail de [Lieu de travail de tous inc.]. Elle s’applique à tous les employés à temps partiel, nommés pour une période déterminée et permanents ainsi qu’aux candidats à de tels emplois.

La présente politique concerne tout particulièrement les employés et les candidats membres d’au moins un des groupes protégés par l’article 3 de la Loi canadienne sur les droits de la personne et par l’article 15 de la Charte.

Il sera plus facile pour les décideurs de l’organisation de déterminer les secteurs de responsabilité et de préciser l’engagement de l’organisation aux termes de cette politique si l’on a clairement défini la gamme de programmes et d’activités qui risquent d’engendrer des obstacles discriminatoires. L’employeur devra exercer son pouvoir discrétionnaire lorsqu’il s’agit de décider des activités organisationnelles à analyser.

Comme on l’a signalé plus haut, les exigences d’une politique sur les mesures d’adaptation en milieu de travail et celles de la Loi sur l’équité en matière d’emploi se chevauchent dans une grande mesure. Cette loi demande aux employeurs de procéder à des examens de leurs systèmes d’emploi afin, notamment, de déceler les obstacles, d’adopter des stratégies destinées à les éliminer et d’élaborer les politiques nécessaires sur la prise de mesures d’adaptation. Les employeurs assujettis à la Loi sur l’équité en matière d’emploi peuvent, à la lumière des résultats d’un examen de leurs systèmes d’emploi, prendre des mesures pour satisfaire à certaines des exigences d’une politique sur les mesures d’adaptation au travail et vice versa.

[Lieu de travail de tous inc.] reconnaît que bon nombre de ses programmes et activités ont des conséquences pour les employés et risquent d’engendrer des obstacles discriminatoires ou de maintenir les obstacles existants. [Lieu de travail de tous inc.] s’engage à examiner les activités suivantes pour supprimer tout effet discriminatoire. (Nota : ajouter ou supprimer des activités au besoin)  :

• la création de nouveaux secteurs ou postes opérationnels et les activités de renouveau;

• toutes les politiques et les pratiques relatives à l’emploi, y compris le recrutement, la sélection, la formation, l’avancement, le maintien en poste et les régimes de travail non conventionnels comme le télétravail et l’horaire variable;

• l’achat et la gestion de systèmes de technologie de l’information;

• l’achat et la gestion de systèmes de communications;

• la conception et la gestion de services d’information;

• les décisions concernant les biens immobiliers;

• l’achat d’équipement de bureau (chaises, bureaux, lampes, tapis, etc.);

• les décisions concernant les conférences, les colloques et la formation.

En précisant la série d’enjeux qui peuvent être traités aux termes de la politique, l’employeur témoigne de son engagement à supprimer la discrimination découlant des règles, des politiques, des normes ou des pratiques en vigueur au sein de l’organisation. En outre, plus la portée de la politique sera vaste, plus le milieu de travail sera inclusif, plus faible sera la probabilité de devoir prendre des mesures d’adaptation individuelles.

En outre, l’employeur aide les gestionnaires, les superviseurs et les employés à comprendre leurs responsabilités et leurs droits relativement à la gamme des enjeux susceptibles d’être pris en considération lorsqu’il faut répondre à une demande de mesures d’adaptation.

On rappelle aux ministères et organismes fédéraux que le Règlement sur l’emploi dans la fonction publique a été modifié de manière à préciser que le stage probatoire de l’employé ne commence qu’une fois les mesures d’adaptation prises.

Avant de déterminer les activités organisationnelles à mener ou de les accomplir, [Lieu de travail de tous inc.] analysera ces activités afin de repérer et de supprimer les obstacles éventuels. Il examinera aussi toutes les politiques et procédures en vigueur pour déceler et éliminer les éléments discriminatoires. À cette fin, il devra peut-être apporter des changements permanents ou continus à ses installations, à ses pratiques, à ses politiques et à ses procédures.

[Lieu de travail de tous inc.] veillera à prendre, d’une manière efficace et en temps opportun, des mesures d’adaptation répondant aux besoins particuliers d’un employé (voir la PARTIE 4 : Guide sur les mesures d’adaptation individuelles).

À cette fin, voici des mesures que pourrait prendre l’organisation, mais sans s’y limiter :

• modifications et accès aux postes de travail : changements apportés à l’aire de travail et aux moyens d’accéder au lieu de travail et à toutes les installations, modifications aux moyens technologiques et à l’équipement;

• pratiques d’embauche : changements apportés aux procédures relatives aux examens, à la sélection, à la formation, à l’avancement et à la cessation d’emploi;

• modifications aux procédures de travail : changements apportés aux exigences précises d’un emploi donné, restructuration des tâches, modification des heures de travail, adoption d’un régime de travail souple, réinstallation, horaire variable et options de congé, et modifications à des politiques particulières;

• prestation de services, d’installations, d’aides techniques ou d’équipement précis : y compris assurer les services d’un interprète et des services auxiliaires, fournir un endroit calme où prier ou de l’aide pour certains aspects du travail;

• réaffectation d’un employé : changement de poste ou réassignation de tâches précises au titulaire d’un autre poste.

  [Lieu de travail de tous inc.] reconnaît que la nécessité de prendre des mesures d’adaptation peut survenir pendant le processus de sélection, à l’entrée en fonction ou après celle-ci. Le stage probatoire de l’employé ne peut commencer qu’une fois les mesures d’adaptation prises.

La politique reconnaît-elle la responsabilité de l’employeur de répondre aux demandes des syndicats ou d’autres personnes associées de près aux employés et d’entamer des discussions sur la possibilité de prendre des mesures d’adaptation individuelles, le cas échéant?

La mise en œuvre efficace de la politique dépend essentiellement de la définition claire des responsabilités. La politique devrait traiter de différentes questions, notamment de qui relève, en bout de ligne, la mise en œuvre de la politique, et des responsabilités de l’employeur et de l’employé en ce qui concerne les besoins de mesures d’adaptation individuelles et les options à envisager. Les syndicats partagent avec les employeurs l’obligation de prendre des mesures d’adaptation et devraient être invités à participer à toute discussion des options qui s’offrent à cet égard.

S’il est raisonnable de s’attendre à ce que l’employeur demande des rapports et des renseignements médicaux à l’employé, les renseignements demandés devraient s’en tenir uniquement à ce qui est nécessaire pour déterminer la mesure d’adaptation la plus efficace. La protection des renseignements personnels revêt une importance capitale.

La politique devrait en outre prévoir la possibilité que les demandes de mesures d’adaptation soient, dans certaines conditions, présentées par un tiers, y compris des membres de la famille, des collègues, des défenseurs des droits et des représentants syndicaux ainsi que l’obligation de l’employeur d’entamer les discussions sur la prise de mesures d’adaptation, surtout lorsque l’employé est incapable, pour une raison quelconque, comme une déficience, de demander la prise de mesures d’adaptation ou d’en constater la nécessité. L’employeur doit porter une attention particulière à ces situations et intervenir en conséquence.

À nouveau, il est d’une importance capitale que l’employeur protège les renseignements personnels concernant l’employé. En d’autres termes, l’employeur ne doit pas divulguer au tiers qui présente la demande des renseignements au sujet de l’employé, sauf si ce dernier y a expressément consenti par écrit.

La responsabilité globale pour la mise en œuvre de cette politique appartient au [premier dirigeant de l’organisation].

Le [directeur des Services intégrés] doit veiller à ce que les politiques, les règles, les pratiques et les procédures en vigueur fassent l’objet d’un examen destiné à relever et à éliminer tout élément discriminatoire.

La personne chargée d’élaborer une proposition qui prévoit la mise sur pied d’une activité ou d’un nouveau programme au sein de l’organisation doit veiller également à ce que cette activité ou ce programme ne soit pas discriminatoire.

Tous les membres du personnel sont invités à informer le [directeur des Services intégrés] de tout obstacle qui, selon eux, nuit à l’accessibilité ou à l’intégration. Il appartient au [directeur des Services intégrés] de prendre les mesures qui s’imposent dès qu’il est informé de la situation.

[Lieu de travail de tous inc.] reconnaît sa responsabilité partagée pour ce qui est de déterminer la mesure d’adaptation individuelle à prendre.

Il revient à [Lieu de travail de tous inc.] d’informer les employés et les candidats de leur droit à des mesures d’adaptation et de les aider, de concert avec leur syndicat ou un représentant des employés, à déterminer la mesure qui leur conviendrait le mieux.

Il appartient à l’employé ou au candidat de demander que des mesures d’adaptation soient prises, y compris de proposer, si possible, le genre de mesures qu’il juge approprié.

[Lieu de travail de tous inc.] acceptera et traitera les demandes de mesures d’adaptation présentées par un tiers (membre de la famille, aidant, représentant syndical ou agent négociateur, défenseur des droits ou autre représentant). En pareil cas, on poursuivra le processus uniquement si l’employé ou le candidat y consent.

[Lieu de travail de tous inc.] reconnaît qu’il incombe aussi aux superviseurs et aux gestionnaires d’entamer le processus lorsqu’ils savent qu’une mesure d’adaptation est requise pour un employé ou un candidat, mais que ce dernier n’est pas en mesure de la demander. En pareil cas, on poursuivra le processus uniquement si l’employé ou le candidat y consent.

L’employé est tenu de fournir des rapports ou des renseignements médicaux qui serviront expressément à déterminer la mesure d’adaptation appropriée.

Les superviseurs et les gestionnaires doivent suivre le processus approprié lorsqu’un employé ou un candidat demande la prise de mesures d’adaptation.

La jurisprudence et les dispositions législatives sur les droits de la personne ont confirmé qu’il incombe aux employeurs de modifier leurs politiques, règles, pratiques et activités liées au travail qui donnent lieu à de la discrimination, et de prendre des mesures d’adaptation, sauf si cela entraîne pour eux une contrainte excessive. Bien que la nature de la contrainte excessive varie en fonction de la situation des employeurs, les tribunaux ont indiqué clairement que ces derniers doivent s’attendre à composer avec certaines contraintes pour supprimer les obstacles et prendre des mesures d’adaptation. Par conséquent, les tribunaux doivent déterminer si la contrainte est excessive.

Selon la Loi canadienne sur les droits de la personne, pour déterminer s’il y a ou non contrainte excessive, il faut tenir compte de trois facteurs, soit la santé, la sécurité et les coûts. Le simple fait que la mesure d’adaptation entraînera des coûts, sur le plan financier ou autre, n’est pas en soi preuve de contrainte excessive.

Selon les tribunaux, les facteurs à prendre en compte pour déterminer si une mesure constitue ou non une contrainte excessive comprennent la perturbation de l’application de la convention collective, les conséquences pour les autres employés, l’interchangeabilité des membres de l’effectif et des installations, la taille et les ressources financières de l’employeur, la disponibilité d’autres postes et de financement externe, et les détails se rapportant à tout autre risque ou désavantage. Il faut faire preuve de bon sens et de souplesse en examinant ces facteurs dans le contexte de chaque situation concrète. Il faut se rappeler que les employeurs et les fournisseurs de services ont une importante responsabilité de démontrer aux tribunaux que les mesures d’adaptation qu’ils se voient imposer leur causeront de fait une contrainte excessive. Le Guide sur la procédure fournit des conseils à l’employeur qui doit prendre une décision en pareil cas.

Lorsqu’un employeur est d’avis que la méthode requise pour prendre une mesure d’adaptation entraînera une contrainte excessive, il peut décider de ne pas mettre cette mesure en œuvre. Toutefois, il lui incombe toujours de prendre certaines mesures. Par exemple, le remaniement en profondeur des horaires de travail pour tenir compte de l’état médical d’une personne peut être considéré comme une contrainte excessive par l’employeur puisque cette mesure aurait une incidence sur l’ensemble de ses activités. Le fait de refuser de satisfaire expressément à cette demande ne signifie pas que l’employeur ne doive pas chercher d’autres façons d’y répondre. Il importe toutefois de souligner que seules les solutions de rechange qui permettent d’accéder ou de participer au travail de manière non discriminatoire (sans causer de contrainte excessive) sont pertinentes.

[Lieu de travail de tous inc.] n’est pas tenu d’apporter des changements à ses politiques, règles, pratiques et activités liées au travail ou de prendre des mesures d’adaptation qui donnent lieu à une contrainte excessive.

Avant de refuser de prendre des mesures d’adaptation, [Lieu de travail de tous inc.] prendra soin d’examiner toutes les options qui permettraient de répondre efficacement aux besoins d’un employé, sous réserve d’une contrainte excessive.

S’il est déterminé que la mesure d’adaptation demandée entraînerait une contrainte excessive, tout sera mis en œuvre pour prendre une mesure de rechange qui ne cause pas de contrainte excessive.

Le document d’accompagnement sur la procédure donne certaines indications sur les questions à examiner pour déterminer si la prise d’une mesure d’adaptation particulière causerait une contrainte excessive. En outre, il fait état des pouvoirs délégués aux différents niveaux de gestion aux fins de l’approbation des affectations financières ou autres pour la prise de mesures d’adaptation.

Tous les documents relatifs à des demandes précises de mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront divulgués seulement si l’employé ou le candidat y consent. [Lieu de travail de tous inc.] respectera toutes les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels afin de protéger les renseignements personnels.

La politique fait-elle état des droits des employés de déposer une plainte aux termes de la Loi canadienne sur les droits de la personne ou d’avoir recours à une autre procédure de règlement des plaintes ou des griefs s’ils ne sont pas satisfaits de la décision rendue relativement à leur demande de mesures d’adaptation? Dans les lieux de travail syndiqués, la politique informe-t-elle les employés de leur droit d’être représentés par un représentant syndical?

S’il existe des voies de recours officielles ou officieuses au travail, elles devraient être indiquées et utilisées par les employés au besoin. Par exemple, un employé pourrait avoir recours à la procédure de règlement des griefs dans un lieu de travail syndiqué, mais seulement si la prise de mesures d’adaptation est prévue par la convention collective et si le délai de règlement d’un grief est compatible avec la prise d’une décision relativement à une demande de mesures d’adaptation. Toutefois, s’il n’existe pas de mécanismes d’appel, ou si ces mécanismes ne conviennent pas, la mise en place d’un processus d’appel comme partie intégrante de la politique et de la procédure peut aider à éviter le dépôt de plaintes officielles aux termes des dispositions législatives sur les droits de la personne.

Les employeurs peuvent décider de mettre en place un mécanisme d’appel à l’intention des employés visant tous les aspects de la politique ou de la procédure, y compris lorsqu’une demande de mesures d’adaptation est rejetée parce que l’employeur invoque la contrainte excessive.

Lorsqu’un employé ou un candidat est d’avis que sa demande de mesures d’adaptation n’a pas été traitée conformément à la présente politique ou au document d’accompagnement sur la procédure ou qu’il n’est pas satisfait de la mesure d’adaptation prise, cet employé ou ce candidat peut interjeter appel. Le processus d’appel est décrit dans le document d’accompagnement sur la procédure.

Si une demande de mesures d’adaptation est rejetée en raison d’une contrainte excessive ou pour tout autre motif, [Lieu de travail de tous inc.] reconnaît aux employés ou aux candidats le droit de déposer, à n’importe quel moment, une plainte en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, du Code canadien du travail ou d’un autre mécanisme de règlement des plaintes ou des griefs.

La politique fait-elle clairement état d’un engagement à informer les candidats à des emplois de leur droit de demander des mesures d’adaptation?

[Lieu de travail de tous inc.] veillera à ce qu’un exemplaire de la politique et de la procédure soit remis à tous les employés. En outre, tous les candidats recevront des renseignements sur un support adéquat au sujet de la présente politique et du document d’accompagnement sur la procédure.

Un exemplaire de la politique et de la procédure sera affiché en permanence dans une aire commune de chaque [direction/unité]. La politique et la procédure seront affichées aussi sur le réseau intranet de [Lieu de travail de tous inc.] et sur son site Web.

Au moins deux fois l’an, tous les employés recevront un rappel au sujet de la politique et de la procédure par courriel ou par un autre moyen de diffusion convenable.

Pour garantir l’application efficace de la politique et de la procédure, il importe d’intégrer à la politique le mécanisme de suivi approprié. La responsabilité en sera confiée à une personne nommément désignée ou, dans le cas d’une grande organisation décentralisée, à plusieurs personnes. Il sera ainsi possible d’obtenir la rétroaction des gestionnaires et des superviseurs et de mener un examen plus efficace. Ce mécanisme permettra en outre à l’organisation de suivre de près les demandes de mesures d’adaptation requises et de fournir les documents afférents en cas d’appel ou de plainte.

Le [gestionnaire des Ressources humaines ou autre cadre supérieur désigné par l’employeur] assurera le suivi de toutes les demandes de mesures d’adaptation pour garantir la mise en œuvre comme il se doit de la politique et de la procédure.

[Lieu de travail de tous inc.] conservera les documents relatifs à toutes les demandes de mesures d’adaptation comme le précise le document sur la procédure et présentera les rapports exigés par le gouvernement du Canada ou toute autre autorité compétente.