La procédure précise-t-elle qui est chargé de tenir à jour une base de données sur les outils analytiques ou les grilles servant à analyser les activités et programmes organisationnels?

Il est recommandé dans le présent guide de confier à une seule personne la responsabilité générale de voir à ce que l’employeur ait accès à tous les outils pertinents.

Le [gestionnaire des Ressources humaines ou un autre représentant désigné de l’employeur] est chargé de voir à ce que [Lieu de travail de tous inc.] ait accès à tous les outils analytiques ou grilles existants.

La procédure précise-t-elle qui est chargé d’analyser des activités organisationnelles précises et d’en rendre compte?

L’approbation des nouvelles politiques, pratiques, acquisitions et activités sera confiée à différents membres du personnel au sein d’une organisation. Il importe donc que les employeurs désignent une personne qui prendra les décisions finales de manière à établir clairement la structure de responsabilisation.

La personne chargée d’élaborer une proposition qui donne lieu à des activités organisationnelles doit veiller à appliquer les grilles d’analyse appropriées.

Il revient au [gestionnaire des Ressources humaines ou à un autre représentant désigné de l’employeur] de veiller à ce que toutes les activités organisationnelles proposées aient fait l’objet d’une analyse destinée à cerner les obstacles discriminatoires possibles et que tous les problèmes relevés à l’aide de l’analyse soient réglés avant que l’on ne mette la dernière main à la mesure proposée, sauf s’il en résulte une contrainte excessive.

La procédure prévoit-elle la tenue de consultations auprès des employés et des syndicats dans certaines situations?

Même s’il n’est pas nécessaire de mener de vastes consultations pour chaque activité ou programme organisationnel, certaines activités auront parfois une grande incidence sur les employés, comme l’achat d’un nouveau système logiciel ou la décision d’emménager dans un autre édifice. Les employés et leurs représentants doivent avoir l’occasion de se pencher sur les conséquences possibles de ces activités.

Lorsqu’il y a lieu, [la personne responsable] veillera, par l’entremise [du Comité de l’équité en matière d’emploi ou de la tribune de consultation patronale-syndicale appropriée], à ce que le personnel et les agents négociateurs soient informés des mesures proposées, à ce qu’ils obtiennent suffisamment d’information et à ce qu’ils aient l’occasion de faire part de toute inquiétude sur le plan de l’équité en matière d’emploi.

Bien que les activités opérationnelles peuvent relever uniquement des gestionnaires des opérations, les décisions prises par ceux-ci peuvent avoir des répercussions sur le groupe des ressources humaines de l’organisation, qui devra traiter les demandes de mesures d’adaptation ou les plaintes de discrimination des employés. Il convient donc que le personnel des ressources humaines assure le suivi de toutes les activités organisationnelles qui peuvent être la source d’obstacles discriminatoires.

Un rapport dans lequel sont décrites les mesures prises pour garantir que les activités organisationnelles ne créent pas d’obstacles discriminatoires doit être acheminé au [gestionnaire des Ressources humaines] avant la mise en œuvre des activités. Le rapport doit préciser les obstacles discriminatoires cernés qui n’ont pas encore été supprimés.

Il appartiendra au [premier dirigeant de l’organisation] de prendre la décision finale concernant la mise en œuvre de toute proposition susceptible de donner lieu à des obstacles discriminatoires lorsqu’aucune modification destinée à éliminer cette possibilité n’a été proposée.

Le [gestionnaire des Ressources humaines] préparera un sommaire annuel des activités de son secteur qu’il remettra au [premier dirigeant de l’organisation], lequel, à son tour, communiquera les renseignements voulus dans les rapports externes.