Les procédures à suivre pour fournir de l’information et pour entamer le processus seront différentes si la personne qui demande les mesures d’adaptation est un candidat à un emploi, un nouvel employé ou un employé en poste.

En règle générale, il revient au candidat ou à l’employé de demander les mesures d’adaptation. Dans certaines conditions, toutefois, il incombe à l’employeur d’entamer le processus en vue de la prise des mesures. Même si l’on ne peut pas s’attendre à ce qu’un employeur « devine » les besoins d’un employé, il devrait néanmoins porter de temps à autre une attention spéciale aux employés qui ne sont pas en mesure de déterminer ou de faire connaître leurs besoins. Une plainte pour avoir omis de prendre des mesures d’adaptation pourrait être gagnée devant les tribunaux même si l’employé ne les avait pas clairement demandées, s’il est prouvé que l’employeur aurait raisonnablement dû connaître ce besoin mais n’a pas pris de mesures pour y répondre.

Exemple A : Une employée déclare à son superviseur : « Mes obligations familiales m’empêchent souvent d’arriver au travail à l’heure prévue ». Il faut donner suite à cette déclaration puisqu’elle constitue une demande de mesures d’adaptation.

Exemple B : Un employé déclare à son superviseur : « Je dois prendre une demi-journée de congé par semaine au cours des six prochaines semaines pour suivre un traitement médical ». Il faut donner suite à cette déclaration puisqu’elle constitue une demande de mesures d’adaptation.

Exemple C : Une employée déclare à son superviseur qu’elle aimerait avoir un nouveau fauteuil parce que celui qu’elle possède actuellement n’est pas confortable. Même s’il s’agit d’une demande qui concerne un changement d’équipement en milieu de travail, cette simple déclaration ne suffit pas à indiquer à l’employeur qu’il est vraiment question d’une demande de mesures d’adaptation. Le superviseur devrait toutefois s’informer auprès de l’employé des motifs de sa demande pour qu’il puisse déterminer si une déficience en est à l'origine.

Exemple D : Un employé ayant un trouble du développement doit livrer des documents et du courrier au personnel. Deux membres du personnel portent le même nom et l’employé commet régulièrement des erreurs parce qu’il a de la difficulté à les différencier l’un de l’autre. Le superviseur est au courant de la déficience de l’employé. Par conséquent, le superviseur a de bonnes raisons de croire que le problème découle de la déficience de l’employé et que ce dernier ne sait pas qu’il peut demander une mesure d’adaptation ou n’est pas en mesure d’en demander une à cause de sa déficience. Le superviseur devrait parler du problème avec l’employé et lui demander s’il serait utile de concevoir un système qui lui permettrait plus facilement de distinguer les deux noms.

Exemple E : Une employée ayant reçu des soins liés au stress et à la dépression a de la difficulté à garder sa concentration lorsqu’elle exécute des tâches assorties de délais serrés. Sa superviseure est consciente du problème et parle à l’employée de mesures d’adaptations possibles. Elles s’entendent sur une règle selon laquelle l’employée pourra organiser son horaire en bloquant des périodes où elle pourra travailler sans interruption. On accorde aussi à l’employée un horaire de travail variable qui lui donnera plus de temps pour des rencontres de counselling et de l’exercice physique. La superviseure donne une formation aux collègues de l’employée concernant la gestion du stress et les renseigne sur le programme d’aide aux employés de l’entreprise.

(Les exemples susmentionnés sont tirés en partie de ceux fournis par la US Equal Employment Opportunity Commission dans le document intitulé Enforcement Guidance: Reasonable Accommodation and Undue Hardship under the Americans with Disabilities Act.)

Un candidat n’est pas tenu d’informer l’employeur avant d’être embauché des mesures d’adaptation dont il a besoin. Toutefois, si l’employeur soulève la question, mais que le candidat ou l’employé décide expressément de ne pas y donner suite, l’employeur aura vraisemblablement rempli ses obligations à cet égard.

De nombreux employeurs exigent comme condition d’emploi que les nouveaux employés subissent un examen médical et que les résultats de celui-ci soient positifs. En pareil cas, il faut discuter de cette exigence avec le candidat seulement une fois que l’offre d’emploi a été faite et acceptée.

Il ne peut être tenu compte du besoin de mesures d’adaptation pour évaluer le mérite d’un candidat ou d’un employé.

Le [gestionnaire des Ressources humaines] doit veiller à ce que toutes les personnes qui demandent des renseignements au sujet des postes annoncés au sein de [Lieu de travail de tous inc.] reçoivent de l’information sur la politique et la procédure en matière de prise de mesures d’adaptation et sur la marche à suivre pour demander de telles mesures au cours du processus de sélection.

Une personne qui demande des renseignements ou qui pose sa candidature à un emploi et qui a besoin d’une mesure d’adaptation aux fins du processus de sélection doit être invitée à communiquer avec le [gestionnaire des Ressources humaines] pour l’aviser le plus tôt possible de ses besoins. La personne devrait préciser la mesure d’adaptation requise et les raisons pour lesquelles elle en a besoin.

Le [gestionnaire des Ressources humaines] doit remplir la partie I du formulaire A et la faire contresigner par le candidat lorsqu’une demande est présentée.

(ii) Nouveaux employés

La personne qui offre un poste donné doit, après avoir transmis l’offre et avoir reçu l’acceptation, informer le nouvel employé de son droit à des mesures d’adaptation au travail et lui demander si des mesures sont requises.

Le [gestionnaire des Ressources humaines] veillera à ce que tous les nouveaux employés reçoivent un exemplaire de la politique et de la procédure qui se trouvent dans le guide de l’employé.

Un nouvel employé qui a besoin d’une mesure d’adaptation peut en faire la demande avant ou le plus tôt possible après son entrée en fonction au [gestionnaire des Ressources humaines] ou à son superviseur et l’informer de la nature de la mesure d’adaptation et des raisons pour lesquelles il en a besoin.

Si l’employé ne sait pas quelle mesure il convient de prendre mais s’il sait que des mesures devront être prises, ce qui importe surtout, c’est qu’il fasse part du besoin.

Il incombe à la personne qui reçoit la demande de prise de mesures d’adaptation de veiller à ce qu’elle soit consignée à la partie I du formulaire A et contresignée par l’employé.

Une copie de la partie I du formulaire A doit être acheminée au [gestionnaire des Ressources humaines] dans les deux jours ouvrables suivant la demande.

(iii) Employés en poste

Le [gestionnaire des Ressources humaines] doit veiller à ce que tous les employés en poste reçoivent un rappel sur la politique et la procédure tous les six mois et à ce qu’un exemplaire à jour de la politique et de la procédure soit affiché dans chacune des aires communes désignées de [Lieu de travail de tous inc.].

Lorsqu’un employé en poste se rend compte qu’il a besoin d’une mesure d’adaptation au travail, il lui appartient d’en informer son superviseur et de lui indiquer la mesure à prendre (s’il en connaît la nature).

Le superviseur doit veiller à ce que la demande soit consignée à la partie I du formulaire A et contresignée par l’employé.

Une copie de la partie I du formulaire A doit être acheminée au [gestionnaire des Ressources humaines] dans les deux jours ouvrables suivant la demande.

Les superviseurs doivent porter une attention particulière aux demandes qui ne sont pas formulées dans les termes utilisés normalement pour parler des mesures d’adaptation au travail et aux situations où aucune demande n’a été présentée, mais où il est évident qu’un problème existe qu’il y a peut-être lieu de résoudre par quelque mesure d’adaptation.

La procédure explique-t-elle clairement les mesures à prendre pour traiter les demandes?

Le superviseur ou le responsable sait-il comment obtenir de l’aide auprès de sources extérieures ou quelles mesures prendre lorsqu’il détient seulement certains pouvoirs?

La procédure précise-t-elle à quel moment les questions relatives au coût ou aux risques pour la santé ou la sécurité doivent être renvoyées aux personnes ayant le pouvoir de prendre une décision au sujet de ce qui constitue une contrainte excessive?

Bon nombre des demandes de mesures d’adaptation individuelles seront traitées rapidement par le superviseur immédiat et auront très peu d’incidence sur l’organisation. Cependant, certaines mesures peuvent être complexes sur les plans technique, organisationnel, de la sécurité et des coûts. Il importe que chaque employeur explique clairement aux superviseurs la façon dont ils doivent traiter une demande, à quel moment ils doivent demander l’aide de spécialistes et où obtenir cette aide et à quel moment ils doivent renvoyer le dossier à une autorité aux fins de la prise d’une décision.

Il importe également que les superviseurs sachent que, dans les situations où l’on peut répondre à la demande de mesures d’adaptation en ayant recours à différents moyens, ils doivent accorder la priorité au moyen que préfère l’employé. Si le superviseur choisit un autre moyen pour des raisons de coût ou une autre raison, il doit veiller à ce que ce moyen permette de répondre tout aussi efficacement aux besoins de l’employé en matière d’adaptation.

Il faut que la procédure relative au traitement des demandes comprenne un énoncé sur les niveaux de délégation des pouvoirs financiers et autres. L’exemple donné dans le présent guide ne comprend pas de renseignements à ce sujet étant donné que les niveaux varieront d’une organisation à l’autre.

Dès réception de la demande, le [gestionnaire des Ressources humaines] discutera de la mesure d’adaptation requise avec le candidat et déterminera avec lui s’il existe des mesures de rechange.

Le [gestionnaire des Ressources humaines] prendra une décision concernant la demande et, si elle est approuvée, veillera à faire le nécessaire pour que la mesure d’adaptation soit prise.

Le [gestionnaire des Ressources humaines] devrait faire appel à un spécialiste lorsque la demande entraîne des modifications complexes au processus de sélection. Avant de demander conseil à un spécialiste, toutefois, il importe d’en discuter avec le candidat et d’obtenir son consentement.

Si le [gestionnaire des Ressources humaines] ne peut pas approuver la demande pour quelque raison que ce soit, il doit en informer le candidat et lui faire part de son droit d’appel, tel qu’exposé ci-dessous, dans les trois jours suivant la demande.

Lorsque la mise en œuvre de la mesure d’adaptation cause un retard, le candidat ne doit pas être désavantagé dans le cadre du processus de sélection. En pareil cas, on accorde au candidat une prorogation correspondant à la durée du retard pour qu’il puisse présenter sa demande d’emploi.

Les parties II et III du formulaire A doivent être remplies et acheminées au [gestionnaire des Ressources humaines] dans les cinq jours ouvrables suivant l’établissement de la demande de mesures d’adaptation.

(ii) Nouveaux employés et employés en poste

Dès réception de la demande, le superviseur ou le [gestionnaire des Ressources humaines] discutera de la mesure d’adaptation requise avec l’employé et verra avec lui s’il existe des mesures de rechange.

Le représentant de l’employeur peut demander à l’employé de lui fournir des documents pour justifier la prise d’une mesure d’adaptation. Les renseignements demandés devraient s’en tenir aux faits pertinents qui permettront de déterminer la mesure d’adaptation qui convient. Par exemple, dans le cas d’une personne handicapée, l’employé a droit à la protection des renseignements personnels le concernant et doit fournir seulement une description de ses limitations fonctionnelles, non un rapport sur la nature de sa déficience. Il faut respecter le caractère strictement confidentiel des rapports médicaux et ne les communiquer qu’en cas de nécessité absolue.

Lorsqu’un employé a demandé la prise d’une mesure d’adaptation, le représentant de l’employeur doit, de concert avec l’employé :

• discuter du but et des fonctions essentielles du poste en question;

• déterminer les restrictions précises liées au poste;

• recenser différentes mesures d’adaptation possibles et évaluer l’efficacité de chacune par rapport au rendement optimal qu’elle permettrait à l’employé de fournir;

• déterminer les coûts, les avantages ou les désavantages de chaque mesure de rechange.

On devrait demander conseil à un spécialiste lorsque la demande se rapporte à des questions qui ne sont pas du ressort de l’employeur. Les parties sont libres de faire appel à un expert de leur choix.

Avant d’obtenir ces conseils, il importe d’en discuter avec l’employé et d’obtenir son consentement.

Il convient de tout mettre en œuvre pour prendre la mesure d’adaptation privilégiée par l’employé. Cependant, s’il existe une autre mesure tout aussi efficace, [Lieu de travail de tous inc.] peut opter pour celle dont le coût est le moins élevé ou qui est la plus facile à prendre.

Lorsque le coût de la mesure d’adaptation dépasse le montant que peut autoriser le représentant de l’employeur ou si ce dernier relève d’autres désavantages que pourrait entraîner la mesure d’adaptation, comme une importante interruption des opérations, le représentant doit renvoyer la demande au [directeur des Services intégrés] pour qu’il y donne suite.

Le représentant de l’employeur peut décider de refuser une mesure d’adaptation pour une raison autre que la contrainte excessive, par exemple parce qu’il est d’avis qu’il n’y a pas suffisamment de preuve que la mesure est requise ou qu’elle est liée à l’un des motifs prévus dans la Loi canadienne sur les droits de la personne ou dans la Loi sur l’équité en matière d’emploi. En pareil cas, il doit en informer immédiatement l’employé et lui faire part de son droit de demander une révision de la décision conformément au processus d’appel exposé ci-dessous. Il faut aussi informer l’employé de son droit de retenir les services d’un avocat ou d’un autre conseiller et d’être représenté durant le processus d’appel.

Lorsque la mesure privilégiée par l’employé est refusée mais qu’une mesure de rechange est proposée, l’employé doit être informé de son droit de demander une révision de la décision conformément au processus d’appel décrit plus loin.

Lorsque la mesure d’adaptation à prendre risque de causer une contrainte excessive, le représentant de l’employeur doit renvoyer le dossier au [directeur des Services intégrés].

Les parties II et III du formulaire A doivent être remplies et acheminées au [gestionnaire des Ressources humaines] dans les cinq jours ouvrables suivant l’établissement de la demande de mesures d’adaptation.

La procédure prévoit-elle que les employés doivent être informés de leur droit, si leur demande est rejetée, de déposer une plainte en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne ou dans le cadre d’un autre processus de traitement des plaintes ou de règlement des griefs?

Il a été précisé au début de ce guide que le présent document n’est pas un exposé de principes ou un règlement sur ce qui constitue une contrainte excessive, puisque, en définitive, cette décision est prise au cas par cas. La réponse à cette question revient toujours au Tribunal canadien des droits de la personne et aux instances supérieures. Tout ce que l’on peut ajouter ici, c’est que les tribunaux ont indiqué clairement que les employeurs doivent s’attendre à composer avec certaines contraintes pour s’acquitter de leurs obligations en matière de droits de la personne. Le simple fait que les mesures entraînent des coûts ou des difficultés ne suffit pas à prouver qu’il y a contrainte excessive.

Le paragraphe 15(2) de la Loi canadienne sur les droits de la personne précise qu’une contrainte excessive est déterminée en fonction de critères « de coûts, de santé et de sécurité ».

L’employeur peut établir un mécanisme qui lui permet de traiter les questions de contrainte excessive conformément aux dispositions législatives et selon la façon dont les tribunaux les ont interprétées dans la jurisprudence.

Il est très peu probable que les ministères et les organismes fédéraux puissent répondre au critère de la contrainte excessive en faisant simplement la preuve qu'ils ne disposent pas de fonds suffisants pour prendre la mesure d'adaptation demandée. Le cas échéant, le ministère ou l'organisme en question devra peut-être prendre des dispositions pour obtenir des fonds supplémentaires d'ailleurs au gouvernement.

• la nature et le coût de la mesure d’adaptation en fonction de la taille et de la situation financière de l’organisation dans son ensemble;

• les risques sur le plan de la sécurité et/ou de la santé, s’il y a lieu, et les personnes qui les subissent.

Si le [directeur des Services intégrés] décide que la mesure d’adaptation résultera en une contrainte excessive, il doit acheminer une analyse de la contrainte excessive et une recommandation au [premier dirigeant de l’organisation ou cadre supérieur] le plus rapidement possible, au plus tard dans les dix jours ouvrables suivant la réception de la demande, sauf si la nécessité d’obtenir l’avis ou l’aide d’un spécialiste entraîne un retard.

Le [premier dirigeant de l’organisation ou cadre supérieur] fera part de sa décision par écrit au [gestionnaire des Ressources humaines] et à l’employé dans les cinq jours ouvrables suivant la réception de l’analyse et de la recommandation.

Si le [premier dirigeant de l’organisation ou cadre supérieur] confirme que la mesure d’adaptation donnerait lieu à une contrainte excessive, le [gestionnaire des Ressources humaines], de concert avec le superviseur de l’employé et l’employé lui-même, devra examiner la possibilité de prendre une mesure de rechange. Il pourrait s’agir d’apporter des modifications à la description de travail ou de muter l’employé à un autre poste qui lui conviendrait mieux.

Si l’employé est en désaccord avec la décision de refuser la mesure d’adaptation, il peut interjeter appel de la décision en ayant recours à la procédure exposée ci-après.

Il faut informer l’employé de son droit d’interjeter appel et de retenir les services d’un avocat ainsi que de son droit de déposer une plainte en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne et de toute autre procédure externe de règlement des plaintes ou des griefs.

S’il existe des voies de recours officielles ou officieuses au travail, l’employeur peut choisir de ne pas mettre sur pied ou de ne pas offrir de mécanisme d’appel à l’intention des candidats et des employés, ou bien d’établir un tel mécanisme uniquement pour les questions autres que les décisions relatives à la contrainte excessive. Toutefois, si l’employeur entend s’en remettre à une procédure de règlement des griefs, il devrait s’assurer que la prise de mesures d’adaptation est prévue par la convention collective et que les délais établis permettent de répondre à une demande de mesures d’adaptation.

L’employé peut demander à être représenté par un représentant syndical ou toute autre personne dans la procédure d’appel.

Lorsqu’une demande de mesures d’adaptation est rejetée ou que le candidat croit que la demande n’a pas été traitée conformément à la politique et à la procédure appropriées, le candidat a le droit d’en appeler de la décision auprès du Comité d’appel composé du [gestionnaire des Ressources humaines] et de deux représentants du [Comité de l’équité en matière d’emploi ou de la tribune de consultation patronale-syndicale appropriée].

Le candidat doit être informé sur-le-champ de son droit par le [gestionnaire des Ressources humaines].

Le candidat doit aviser le [gestionnaire des Ressources humaines] dans les cinq jours ouvrables qu’il veut que le Comité d’appel revoie la décision. Le candidat peut remettre ses observations par écrit ou se présenter devant le Comité pour expliquer les raisons pour lesquelles sa demande devrait être approuvée. Le candidat a le droit d’être accompagné de son avocat.

Le Comité d’appel formule sa recommandation dans les trois jours ouvrables suivant le dépôt de l’appel. Le [gestionnaire des Ressources humaines] doit communiquer immédiatement la recommandation du Comité au [premier dirigeant de l’organisation ou cadre supérieur] pour qu’il prenne une décision.

Le candidat doit être informé sur-le-champ de la décision.

Si l’appel est rejeté, le candidat doit être informé qu’il a toujours le droit de déposer une plainte de discrimination en emploi en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne [et de toute autre procédure externe de règlement des plaintes ou des griefs].

(ii) Nouveaux employés et employés en poste

Lorsqu’une demande de mesures d’adaptation est rejetée, qu’une mesure d’adaptation moins souhaitable a été approuvée lorsqu’il existe des mesures de rechange ou encore que l’employé croit que la demande n’a pas été traitée conformément à la présente politique et procédure, l’employé a le droit d’en appeler de la décision auprès du Comité d’appel composé du [gestionnaire des Ressources humaines] et de deux représentants du [Comité de l’équité en matière d’emploi ou de la tribune de consultation patronale-syndicale appropriée].

L’employé doit être informé sur-le-champ de ce droit par le [gestionnaire des Ressources humaines].

L’employé doit aviser le [gestionnaire des Ressources humaines] dans les cinq jours ouvrables qu’il désire que le Comité d’appel revoie la décision. L’employé peut remettre ses observations par écrit ou se présenter devant le Comité pour expliquer les raisons pour lesquelles sa demande devrait être approuvée. L’employé a le droit d’être accompagné de son avocat et/ou d’un représentant syndical.

Le Comité d’appel formule sa recommandation dans les trois jours ouvrables suivant le dépôt de l’appel. Le [gestionnaire des Ressources humaines] doit communiquer immédiatement la recommandation du Comité au [premier dirigeant de l’organisation ou cadre supérieur] pour qu’il prenne une décision.

L’employé doit être informé sur-le-champ de la décision.

Si l’appel est rejeté, l’employé doit être informé qu’il a toujours le droit de déposer une plainte de discrimination en emploi en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne ou de toute autre procédure existante de règlement des plaintes ou des griefs.

5. Formation

La conception, la rédaction et l’animation de cette formation relèvent du [directeur des Services intégrés] et portent sur :

• le contexte et la raison d’être (pourquoi nous avons une politique et une procédure);

• la sensibilisation à la diversité (sensibilité à des questions touchant des groupes particuliers);

• la création d’un milieu de travail exempt de discrimination grâce à l’utilisation d’outils et de grilles d'analyse;

• la procédure (le fonctionnement de la procédure, les principales difficultés qui surgiront, les délais critiques);

• les rôles et les responsabilités (de qui relèvent quels aspects de la mise en œuvre de la procédure, y compris la communication de la politique);

• le pouvoir décisionnel (qui a le pouvoir de prendre des décisions);

• la diligence raisonnable (satisfaire correctement aux besoins et garantir un examen pratique);

• l’attention à accorder aux demandes formulées en d’autres termes que ceux normalement utilisés pour parler des mesures d’adaptation au travail;

• la nécessité de trouver les spécialistes et les ressources qui permettront de déterminer et d’obtenir les mesures d’adaptation appropriées (au sein et à l’extérieur de l’organisation);

• le processus d’appel (le fonctionnement du processus, les droits prévus au processus);

• l’établissement de rapports (exigences, personnes responsables, présentation des rapports);

• la confidentialité (rappel sur le droit à la protection des renseignements personnels — Loi sur la protection des renseignements personnels).

La personne qui assume des fonctions de supervision devra suivre la formation le plus tôt possible. Un cours de recyclage sera donné tous les deux ans à l’intention du personnel de supervision.

À l’issue de l’examen semestriel, le [directeur des Services intégrés] rédigera un rapport sur les résultats de l’examen et veillera à ce que le personnel puisse le consulter.

Les recommandations formulées par suite de l’examen seront acheminées au [premier dirigeant de l’organisation ou cadre supérieur] pour que des mesures soient prises.