7. Responsabilités

7.1 La Commission

7.1.1 La responsabilité générale de la mise en œuvre de la politique et des procédures incombe à la présidente de la Commission ou à son représentant. Le gestionnaire/superviseur et l’employé se partagent la responsabilité de cerner les besoins d’adaptation et d’y répondre.

7.1.2 La Commission soutiendra tous ses employés grâce aux pratiques de gestion et aux interventions entre pairs positives suivantes en matière de santé mentale :

• Encourager et adopter des pratiques quotidiennes qui font la promotion de la santé mentale et du bien-être;
• Cerner les pressions du milieu de travail qui peuvent causer des niveaux de stress élevés et prolongés et affecter la santé mentale, et élaborer des stratégies réalistes pour y faire face;
• Se montrer aussi souple que possible dans les modalités de travail du personnel pour permettre aux employés de trouver un équilibre acceptable entre le travail et la vie familiale;
• Encourager les employés à faire ce qu’il faut pour protéger leur santé mentale;
• S’assurer que les employés connaissent le Programme d’aide aux employés (PAE) confidentiel, offert sans frais à tous les employés, de même que les autres services de santé mentale couverts par leur régime d’assurances;
• Faire la promotion des initiatives de sensibilisation et de communication qui visent à aider tous les employés à reconnaître les signes de maladie mentale et à agir en conséquence, de manière respectueuse et responsable;
• Encourager des pratiques et des comportements positifs qui préviennent la discrimination et les préjugés;
• Veiller à la réintégration positive dans le milieu de travail des employés qui étaient absents pour des raisons de santé mentale.

7.1.3 La Commission a l’obligation d’offrir un milieu de travail où toute personne est traitée avec respect et dignité.

7.1.4 La Commission a la responsabilité :

• d’informer les employés et les candidats de leur droit à l’adaptation et de répondre aux demandes de mesures d’adaptation de façon détaillée et dans des délais raisonnables;
• d’aider un employé à définir les mesures d’adaptation nécessaires et de veiller à ce qu’un employé reçoive le soutien voulu pour lui permettre d’obtenir des services médicaux adéquats;
• de veiller à ce que les gestionnaires et les superviseurs aient les outils, les ressources, l’aide et les conseils nécessaires pour établir des mesures d’adaptation pour leurs employés;
• de veiller à ce que les gestionnaires et les superviseurs adoptent une attitude positive concernant la maladie mentale;
• de garantir la confidentialité des renseignements fournis.

7.1.5 La Commission ne tolérera aucune forme de harcèlement au travail.

7.2 Gestionnaires/superviseurs

7.2.1 Lorsqu’ils ont des motifs raisonnables de penser qu’un employé pourrait bénéficier de soins de santé mentale professionnels, les gestionnaires et les superviseurs ont la responsabilité de déterminer si des mesures d’adaptation sont nécessaires (voir l’annexe A, Foire aux questions sur la gestion de la maladie mentale au travail). Le diagnostic de maladie mentale ne relève pas du gestionnaire ou du superviseur, toutefois, il peut lui être nécessaire d’aborder la question en privé avec l’employé pour évaluer si la maladie mentale peut être la raison d’un problème de rendement et, dans ce cas, d’encourager l’employé à chercher de l’aide ou à demander des mesures d’adaptation.

7.2.2 Lorsqu’un candidat ou un employé demande des mesures d’adaptation, les gestionnaires/superviseurs doivent suivre les procédures adéquates (voir la section 8, Procédures) et soumettre un rapport sur la demande au directeur général de la Gestion intégrée (ou à son représentant) dans le format approprié (voir le Formulaire de demande de mesures d’adaptation).

7.3 Employés/candidats

7.3.1 Tous les employés ont pour responsabilité :

• de prendre toutes les mesures nécessaires pour préserver leur santé mentale;
• d’encourager les pratiques quotidiennes qui font la promotion de la santé mentale et du bien-être et d’y participer;
• de cerner les pressions du milieu de travail qui peuvent causer des niveaux de stress élevés et prolongés (et affecter la santé mentale), d’élaborer des stratégies réalistes pour y faire face et de les porter à l’attention de leur superviseur;
• de connaître le Programme d’aide aux employés (PAE) confidentiel, offert sans frais à tous les employés, de même que les autres services de santé mentale couverts par leur régime d’assurances;
• de participer à des programmes d’éducation et à des conférences destinés à les aider à reconnaître les signes de maladie mentale et à y répondre;
• de réagir de manière respectueuse et responsable quand ils observent des comportements qui pourraient indiquer une maladie mentale, et de porter ces comportements à l’attention de leur superviseur;
• d’adopter des pratiques et des comportements positifs qui préviennent la discrimination et les préjugés;
• si nécessaire, de coopérer à la mise en œuvre de mesures d’adaptation.

7.3.2 Un employé ou un candidat est responsable de la demande d’adaptation. Cette responsabilité comprend la détermination du type d’adaptation qu’il trouve approprié, si possible. Il est important de fournir des informations suffisantes pour que l’employeur comprenne le besoin d’adaptation. Si on le lui demande, l’employé ou le candidat doit fournir des justificatifs d’un fournisseur de soins de santé pour permettre au gestionnaire/superviseur d’élaborer les mesures d’adaptation nécessaires.

7.3.3 Une fois les mesures d’adaptation fournies, l’employé a la responsabilité de respecter toutes les exigences de base et les normes associées à son poste, ou à son poste modifié, et de continuer à travailler avec son gestionnaire/superviseur pour veiller à ce que l’adaptation reste efficace.

7.4 Syndicats

Les syndicats ont la responsabilité, au besoin :

• d’adopter une attitude positive à l’égard des mesures d’adaptation;
• de participer activement au processus d’adaptation;
• de soutenir les demandes d’adaptation et ce, même si elles ne correspondent pas à la convention collective, à moins que cela ne crée une contrainte excessive.

8. Procédure

8.1 Candidat ayant besoin de mesures d’adaptation

8.1.1 Un candidat qui a besoin de mesures d’adaptation liées au processus de
sélection doit informer dès que possible le gestionnaire ou le conseiller en ressources humaines et définir le type d’adaptation nécessaire (si possible). La pratique normale est d’aviser les candidats de leur droit à des mesures d’adaptation. Les candidats ont aussi le droit de confirmer si ces mesures sont satisfaisantes. La Commission peut demander au candidat les documents nécessaires pour vérifier s’il y a bel et bien un besoin. Dès qu’il reçoit la demande, le gestionnaire/superviseur ou le conseiller en ressources humaines doit travailler avec le candidat pour élaborer les mesures d’adaptation nécessaires pour permettre autant que possible à ce dernier de participer au processus de sélection.

8.1.2 Si la demande dépasse l’expertise de la Commission, celle-ci peut demander conseil à un spécialiste, avec l’accord du candidat. Si le gestionnaire ne peut fournir ou approuver les mesures d’adaptation demandées, il devra en référer au directeur (ou au directeur général, le cas échéant). Si une demande exige des ressources que le directeur ou le directeur général estime excessives pour son budget, il peut s’adresser au directeur général de la Gestion intégrée. Voir aussi la Politique sur les mesures d’adaptation au travail de la Commission.

8.2 Employé ayant besoin de mesures d’adaptation

8.2.1 Un employé peut faire une demande d’adaptation par écrit ou en personne auprès de son superviseur immédiat. Si possible, il doit définir le type de mesures d’adaptation dont il a besoin.

8.2.2 Il est possible que la Commission demande un complément d’information à l’employé — comme de la documentation, un avis médical ou l’avis d’un expert — quand cela s’avère raisonnablement nécessaire pour vérifier le besoin de mesures d’adaptation et pour élaborer un plan d’adaptation. Lorsqu’il demande un complément d’information ou l’avis d’un médecin ou d’un autre expert, le gestionnaire/superviseur doit :

• bien expliquer à l’employé que ces renseignements sont confidentiels;
• ne pas demander de renseignements sur l’historique de la maladie ou son traitement;
• ne demander que des renseignements qui présentent un intérêt pour le travail afin qu’on puisse adopter des plans appropriés d’adaptation;
• mettre l’accent sur le fait que l’objet de cette demande est de soutenir l’employé et que le manque de renseignements pourrait ralentir le processus d’adaptation;
• s’assurer que l’employé comprend bien que, dans certains cas, on ne pourra pas satisfaire les demandes d’adaptation sans justificatif à l’appui;
• si un employé hésite à communiquer les renseignements nécessaires, penser à demander à une autre personne — comme un membre de la Direction des ressources humaines — pour réunir ces renseignements et communiquer au superviseur les recommandations au sujet des demandes d’adaptation;
• diriger l’employé vers le PAE, qui lui fournira des informations et lui proposera des services de soutien appropriés;
• collaborer avec l’employé et son représentant, au besoin, pour définir les possibilités d’adaptation et un plan approprié (si la demande dépasse l’expertise de la Commission, il est possible de faire appel à un spécialiste, avec le consentement de l’employé).

8.2.3 Si le gestionnaire/superviseur pense que la Commission ne peut pas fournir ou approuver les mesures d’adaptation, il doit adresser la demande au directeur général qui l’examinera et rendra la décision finale.

8.3 Refus de mesures d’adaptation et voies de recours

8.3.1 La mise en oeuvre de mesures d’adaptation est généralement simple et peu coûteuse. Toutefois, si la demande de mesures d’adaptation pourrait donner lieu à des contraintes excessives pour la Commission, et qu’elle finit par être refusée, il faut en communiquer clairement les raisons au candidat ou à l’employé, et lui donner les renseignements sur des voies de recours possibles.

8.3.2 Les processus d’appel dont dispose le candidat ou l’employé comprennent :

• une demande de réexamen à soumettre à la secrétaire générale;
• un grief en vertu de la convention collective;
• une plainte auprès de la Commission de la fonction;
• une plainte auprès de la Commission canadienne des droits de la personne.

8.4 Réexamen de l’offre d’adaptation

8.4.1 Lorsqu’on lui offre des mesures d’adaptation qu’il estime inadaptées à ses besoins, l’employé ou le candidat, ou un représentant de l’employé, peut demander un réexamen de l’offre d’adaptation à la secrétaire générale.

8.4.2 Les demandes de réexamen d’une offre d’adaptation peuvent être verbales ou écrites, et toutes les demandes doivent rester confidentielles.

8.5 Modification des besoins d’adaptation

Lorsque les services, les aides techniques ou les équipements d’adaptation ne sont plus nécessaires ou doivent être modifiés, les employés doivent en aviser leur superviseur.

8.6 Rapports

Les rapports sur toutes les demandes d’adaptation doivent être soumis au directeur général de la Gestion intégrée (ou son représentant), et ce, dans le format approprié. (Voir le Formulaire de demande de mesures d’adaptation).

8.7 Pratiques exemplaires

Il est conseillé aux gestionnaires et aux superviseurs de faire part aux Ressources humaines de leurs pratiques d’adaptation (en ne faisant pas mention de renseignements personnels) afin que les autres employés de la Commission puissent tirer profit de leurs connaissances et de leur expérience.

9. Communication de la politique

La Commission doit :

• fournir une copie de la présente politique à tous les employés;
• veiller à ce que tous les candidats reçoivent les renseignements sur cette politique et ces procédures, dans le format approprié;
• afficher en permanence et mettre à jour régulièrement la politique et les procédures sur l’intranet, ainsi que dans les aires communes de chaque direction générale.

10. Examen et mise à jour de la politique et des procédures

La Division des ressources humaines doit faire régulièrement l’examen de cette politique et des procédures connexes, et y apporter les révisions nécessaires. Tous les employés sont invités à contribuer au processus d’examen. La Commission acceptera les commentaires sur la politique et les procédures en tout temps et en tiendra compte au moment de l’examen, à moins qu’il ne s’agisse d’une préoccupation urgente. Les commentaires émis en dehors de la période d’examen devront être adressés au directeur général de la Gestion intégrée ou son représentant.

11. Rapports et contrôle exercé sur les demandes d’adaptation

Le directeur général de la Gestion intégrée (ou son représentant) doit contrôler toutes les demandes d’adaptation pour s’assurer que la politique et les procédures sont mises en œuvre de manière appropriée. La Commission doit conserver les dossiers de toutes les demandes d’adaptation et informer les autorités appropriées, au besoin.

12. Interprétation

La présente politique s’ajoute à la Politique sur les mesures d’adaptation et les procédures connexes de la Commission actuellement en vigueur, pour veiller davantage à ce que notre milieu de travail favorise la santé mentale et que des pratiques exemplaires soient suivies dans l’élaboration des plans d’adaptation à l’intention des employés atteints de problèmes de santé mentales.

La présente politique vise également à compléter les initiatives de la Commission sur le bien-être au travail.  

La responsabilité de l’interprétation de cette politique incombe au directeur général de la Gestion intégrée ou à son représentant, en consultation avec le Centre du savoir et les directions générales appropriées.

13. Protection des renseignements personnels et confidentialité

Toutes les demandes d’adaptation et tous les documents liés à des demandes précises d’adaptation sont confidentiels, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

14. Demandes de renseignements

Les demandes de renseignements au sujet de la présente politique sur les mesures d’adaptation et les procédures connexes doivent être adressées au directeur général
de la Gestion intégrée ou à son représentant. On peut les envoyer par courriel à DUTY TO ACCOMMODATE / OBLIGATION MESURES D'ADAPTATION.

20 Août 2008

Jennifer Lynch, c.r.
Présidente de la Commission