Cette section décrit les dispositions législatives et les politiques relatives à la disponibilité et à l'accessibilité de l'information gouvernementale destinée au grand public, notamment celles qui régissent les documents en formats substituts.

Loi canadienne sur les droits de la personne
Selon l'article 2 de la Loi canadienne sur les droits de la personne, celle-ci a pour objet de :

[... donner] effet [...] au principe suivant : le droit de tous les individus, dans la mesure compatible avec leurs devoirs et obligations au sein de la société, à l'égalité des chances d'épanouissement et à la prise de mesures visant à la satisfaction de leurs besoins, sans qu'ils en soient empêchés par des pratiques discriminatoires [...].

La déficience figure parmi les 11 motifs de distinction illicite.

L'obligation de prendre des mesures d'adaptation, sauf si celles-ci imposent une contrainte excessive, est un principe fondamental de la législation sur les droits de la personne, particulièrement en ce qui concerne les besoins spéciaux des personnes handicapées.

La jurisprudence en matière de droits de la personne a établi des principes essentiels qu'il faut suivre lorsqu'on veut instituer des mesures d'adaptation appropriées. Le plus important de ces principes prévoit que, dans la mesure du possible, l'adaptation doit :

• respecter la dignité de la personne qui bénéficie de la mesure d'adaptation;
• faire en sorte que la mesure soit aussi semblable que possible aux services offerts aux personnes qui ne sont pas handicapées.

Compte tenu des obligations juridiques mentionnées précédemment et de la jurisprudence, il va de soi que les ministères et les organismes fédéraux qui mettent des documents imprimés à la disposition du public doivent aussi offrir d'autres moyens de communication qui leur permettent de répondre aux besoins des personnes incapables de lire les imprimés.

L'obligation de prendre des mesures d'adaptation doit être observée à moins que celles-ci n'imposent une « contrainte excessive ». Les tribunaux canadiens n'ont pas encore défini parfaitement les limites du concept de contrainte excessive, mais ils accordent manifestement une très grande importance à l'obligation de prendre des mesures d'adaptation.

Politique de communication du gouvernement du Canada⁵

La Politique de communication du gouvernement du Canada est la politique officielle du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) qui régit la façon dont les ministères et les organismes fédéraux assument leurs responsabilités lorsqu'ils communiquent avec les Canadiennes et les Canadiens. Cette politique est publiée en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et s'applique à toutes les institutions énumérées aux annexes I, I.1 et II de cette loi (voir annexe A).

Pour tenir compte des besoins particuliers de bon nombre de Canadiennes et de Canadiens, y compris de leurs capacités de lecture et d'écriture et de leurs habiletés perceptives et physiques, la Politique exige que des formats multiples soient offerts pour garantir l'égalité d'accès à l'information publique. La Politique impose également aux institutions fédérales d'offrir des services de renseignements rapides, courtois et adaptés qui sont axés sur les citoyens et la clientèle, c'est-à-dire des services qui tiennent compte des besoins et des préoccupations de la population ainsi que des droits individuels.  En outre, les services des institutions fédérales doivent permettre un accès facile à l'information gouvernementale. 

La Politique exige également que les institutions offrent un service de qualité répondant aux besoins d'information de l'ensemble de la population et qu'elles s'assurent, entre autres choses :

• que la Charte canadienne des droits et libertés et la Loi sur les langues officielles ainsi que tous les règlements et les politiques qui en découlent soient respectés en tout temps;
• que le public soit servi par un personnel bien informé et compétent;
• que le service soit empressé, courtois, équitable et efficace, tout en tenant compte comme il se doit de la protection des renseignements personnels, de la sécurité, des convenances, du bien-être et des besoins du public;
• que toute une gamme de méthodes nouvelles et conventionnelles de communication servent à satisfaire les besoins d'un public diversifié;
• que l'information publiée⁶ soit fournie, sur demande, sur divers supports afin de répondre aux besoins des personnes handicapées;
• que soit expliqué rapidement et clairement au public pourquoi les renseignements demandés ne sont pas disponibles;
• que de l'information soit disponible sur le niveau de service au public fourni par l'institution, y compris sur les délais de réponse aux demandes de renseignements, à la correspondance et aux plaintes.

Loi sur l'équité en matière d'emploi et Politique du Conseil du Trésor sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées au sein de la fonction publique fédérale

La Loi sur l'équité en matière d'emploi et la Politique du SCT sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées au sein de la fonction publique fédérale ne s'appliquent pas directement à la population, mais plutôt aux candidats qui postulent un emploi au gouvernement fédéral ainsi qu'aux fonctionnaires fédéraux. Cependant, la Loi et la Politique reprennent le principe de l'obligation d'adaptation et précisent la nécessité d'éliminer les obstacles à la complète intégration sociale et économique des personnes handicapées.

Groupe de travail sur l'accès à l'information pour les Canadiennes et les Canadiens incapables de lire les imprimés

Dans le rapport qu'il a présenté, le 31 octobre 2000, à M. Roch Carrier, administrateur général de la Bibliothèque nationale du Canada, et à M. Euclid Herie, président et chef de la direction de l'Institut national canadien pour les aveugles, le Groupe de travail sur l'accès à l'information pour les Canadiennes et les Canadiens incapables de lire les imprimés formulait les recommandations suivantes :

« Le Groupe de travail recommande que le gouvernement du Canada, par l'entremise d'Industrie Canada, prenne l'initiative de participer et de financer l'élaboration, l'adoption et la promotion de normes sur l'information et l'accès telles que NISO/DAISY/WAI⁷ et de normes de production de documents sur supports de remplacement. » (Recommandation 14)

« Le Groupe de travail recommande que le Secrétariat du Conseil du Trésor exige que tous les documents imprimés du gouvernement fédéral soient disponibles en même temps sur plusieurs supports sur demande. » (Recommandation 16)

« Pour veiller à ce que les documents disponibles soient utilisables et utiles, tous les employées et employés qui travaillent avec le public doivent être formés à l'utilisation de l'information et des outils qui appuient cette information et être en mesure de former ceux et celles à qui s'adressent les documents. [...] Le Groupe de travail recommande que tous les ministères et les organismes gouvernementaux à tous les paliers offrent de la formation à leur personnel pour les sensibiliser aux besoins des Canadiennes et des Canadiens incapables de lire les imprimés et aux documents disponibles sur divers supports de remplacement. » (Recommandation 17)

5 Source : www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/sipubs/comm/comm1_f.asp

6 L’information publiée est l’information qui est préparée et qui est mise à la disposition du public ou vendue.

7 L’Initiative pour l’accessibilité du Web, ou WAI, est un ensemble de règles internationales relatives à Internet qui ont été élaborées par le World Wide Web Consortium (ConsortiumW3C). Le Canada est un commanditaire de la WAI.