Les consultants ont commandé 50 documents en divers formats substituts à 50 institutions fédérales assujetties à la Loi dur la gestion de finances publiques (LGFP). Comme le montre le graphique suivant, les consultants ont reçu 22 documents (44 pour 100 des publications commandées) dans le délai de réalisation de l'examen; 7 autres documents leur avaient été promis, mais ils n'ont pas été reçus à temps.

Documents commandés et reçus

Dans deux cas, la publication commandée n'a pas été envoyée dans la langue ou le format demandé : une publication commandée en français et en braille intégral a été envoyée en anglais et en braille abrégé, et une publication commandée en anglais et en braille intégral a été livrée en anglais et en braille abrégé.

Comme le montre le graphique suivant, le format le plus facile à se procurer semble être le braille abrégé. Dans l'ensemble, les consultants ont reçu plus de publications en braille que de documents sur support sonore.

Documents commandés et reçus
Résultats selon le format

La majorité des documents évalués étaient assez exacts, c'est-à-dire que leur contenu était identique à celui de la version imprimée ou comportait moins de cinq erreurs.

Vérification de l’exactitude du
contenu des documents en formats
substituts

Au cours de l'évaluation de la qualité des textes en braille, les consultants ont fait les observations suivantes :

• La qualité de la transcription en braille variait beaucoup : elle pouvait être excellente ou contenir de multiples erreurs.
• Dans certains cas, le document en braille était en stock. Il s'agit probablement de documents qui sont demandés assez fréquemment, mais dans un cas au moins, le document était dépassé, et les programmes qu'il décrivait avaient été modifiés.
• Pour certaines publications seulement, on pouvait obtenir les versions en braille abrégé et en braille intégral. Toutefois, les consultants n'ont pas toujours reçu la forme de braille demandée. Comme il a été dit précédemment, deux documents commandés en braille intégral étaient en braille abrégé.

Les consultants ont fait part des constatations suivantes au sujet des documents reçus sur support sonore :

• Un ministère a enregistré une voix électronique qui lisait le document, tandis qu'un autre a fait lire le document par un employé et l'a enregistré sur cassette. Ces deux documents ont été livrés rapidement. Le contenu était exact, mais la qualité, passable.
• D'autres ministères ont fait lire les documents par des narrateurs professionnels. La qualité sonore de ces documents était bonne, mais la manière de lire les textes et d'en décrire les divers éléments, tels que les tableaux et les listes, variait d'un document à l'autre. Les institutions ne semblent donc pas suivre une norme commune.
• Trois documents sonores contenaient des mentions " hors texte " pour décrire les tableaux, les listes et les illustrations. 
• Quatre institutions fédérales ont étiqueté l'audiocassette en braille, ce que les consultants ont apprécié, car cela est très utile aux personnes qui connaissent cette forme d'écriture.

Il se peut que certaines des publications commandées ne soient pas demandées fréquemment, que ce soit en version imprimée ou en format substitut. Il était par conséquent difficile pour certaines institutions d'effectuer une transposition unique de la publication commandée dans un format substitut. Aussi le service offert par une institution ne correspond-il pas nécessairement à la qualité habituelle de sa prestation.

Pratiques exemplaires
Selon l'expérience acquise dans le cadre de cet examen et d'autres semblables, et selon les recherches complémentaires qu'ils ont effectuées, les consultants ont défini les pratiques exemplaires suivantes en matière de distribution de documents en formats substituts :

• Éviter de diriger tous les clients vers la version en ligne : Internet est devenu un outil très utilisé, mais toutes les personnes incapables de lire les imprimés n'ont pas accès à un ordinateur ou à Internet, et toutes n'ont pas la capacité de naviguer efficacement dans le Web. Il faut d'abord demander au client s'il a accès à Internet.
• Veiller à expédier la bonne publication dans le format demandé : Comme pour toute demande de publication, il est important de vérifier que le bon document est envoyé au client, dans la langue et le format voulus. Il ne faut pas présumer que tous les clients qui commandent une publication en braille maîtrisent le braille abrégé, car ce n'est pas le cas. Il ne faut pas non plus supposer que tous les clients disposent d'un lecteur DAISY ou de disques compacts.
• Étiqueter les audiocassettes en braille : Voilà une bonne pratique axée sur le client, qui indique que l'institution se soucie des besoins de sa clientèle et qu'elle ne fait pas que répondre à une demande de publication en format substitut.
• Les narrateurs des documents sonores devraient incorporer des mentions descriptives « hors texte pertinentes » : Cela consiste notamment à dire le mot « titre » avant d'en lire un; à indiquer le numéro de la page; à annoncer le début et la fin d'un tableau ou d'une liste non numérotée; à indiquer que le texte est entre parenthèses ou entre guillemets; à mentionner qu'un commentaire ne fait pas partie du texte, et à indiquer quand le narrateur reprend la lecture du texte.
• Utiliser des signaux sonores brefs pour faciliter le repérage des pages : L'indexation sonore aide l'utilisateur à parcourir le document.