Les institutions fédérales ne répondent pas adéquatement aux besoins des Canadiennes et des Canadiens qui, en raison d'une déficience visuelle, sont incapables de lire les imprimés et souhaitent obtenir d'elles une publication. En effet, selon les résultats d'un examen visant à évaluer les services de distribution et la qualité des publications en formats substituts offertes par les institutions fédérales, de nombreuses demandes de tels documents, comme des textes en braille ou sur support sonore, ne sont pas satisfaites.

L'examen avait pour but d'établir des données de référence objectives sur la disponibilité, l'accessibilité, le caractère pratique et la qualité des documents en formats substituts que fournissent les institutions fédérales, et de présenter des recommandations en vue d'améliorer la distribution et la qualité des documents destinés aux personnes aveugles, aux personnes sourdes et aveugles et aux personnes qui ont une déficience visuelle. Pour ce faire, des consultants - qui sont eux-mêmes aveugles - ont commandé auprès de 50 institutions fédérales un des documents en format substitut figurant sur leurs listes de publications en ligne. Ils ont consigné les échanges qu'ils ont eus avec le personnel et noté leurs observations, puis ils ont évalué la qualité des documents en formats substituts. Ils ont également fourni des renseignements généraux et formulé des recommandations.

De plus en plus, le gouvernement du Canada sollicite l'opinion et la participation de la population canadienne lorsqu'il élabore et met en œuvre des politiques et des programmes. Les citoyennes et les citoyens qui s'intéressent à certaines questions d'intérêt public peuvent lire l'information pertinente présentée sur les sites Web du gouvernement fédéral et commander des versions imprimées des publications. Les personnes incapables de lire les imprimés sont nettement désavantagées puisque les publications gouvernementales ne sont pas toutes offertes en formats substituts, par exemple, en braille ou sur support sonore. Selon les conclusions de l'examen, commander une publication dans un format substitut peut être un processus décourageant, et les personnes incapables de lire les imprimés ont moins de 50 pour 100 de chances d'obtenir rapidement le document voulu. En effet, des 50 publications demandées en format substitut, 22 seulement ont été reçues dans un délai raisonnable. En outre, la qualité des documents obtenus était souvent insatisfaisante.

Documents commandés et reçus

Selon les constatations qui se dégagent du présent examen et selon les avis éclairés des consultants, quatre raisons principales expliqueraient la situation actuelle :

• Une faible sensibilisation aux besoins des personnes incapables de lire les imprimés en matière de formats substituts;
• l'absence de politiques et de procédures internes concernant la distribution de documents en formats substituts, ou la non-communication de ces politiques et procédures au personnel chargé des publications;
• l'insuffisance des fonds alloués à la production de documents en formats substituts;
• la formation inadéquate du personnel sur la distribution de documents en formats substituts.

Des mesures s'imposent pour corriger la situation.

Recommandations
Voici les principales recommandations qui découlent de l'examen.

1. Assurer l'égalité d'accès : Toutes les institutions fédérales doivent s'assurer que leurs documents publics sont accessibles aux personnes incapables de lire les imprimés et faire en sorte qu'ils soient offerts en formats substituts, dans les deux langues officielles.
2. Définir et mettre en œuvre des procédures pour la distribution de documents en formats substituts : Chaque institution fédérale doit définir et mettre en œuvre une politique interne concernant la distribution des documents en formats substituts. Cette politique doit mentionner explicitement l'obligation d'adopter des mesures d'adaptation, sauf si celles-ci constituent une contrainte excessive, comme le prévoit la Loi canadienne sur les droits de la personne. Elle doit aussi enjoindre aux directions s'occupant des publications et des communications de consacrer une partie du budget de toute publication destinée au grand public à sa transposition en formats substituts.
3. Établir des normes de qualité pour les formats substituts : Les institutions fédérales doivent établir des normes de qualité pour les documents offerts en formats substituts et s'assurer que les entreprises et les personnes qui les produisent respectent ces normes. De plus, des correcteurs d'épreuves qualifiés doivent vérifier la qualité et l'exactitude des documents.
4. Simplifier le processus de commande de documents en formats substituts : Le gouvernement du Canada doit simplifier le processus de commande des documents en formats substituts afin de mieux répondre aux besoins des citoyennes et des citoyens ayant des besoins particuliers en matière de communication. Cela pourrait se faire au moyen d'un service central, comme le 1-800-OCanada.
5. Offrir de la formation et des séances de sensibilisation aux agents des publications : Les institutions fédérales doivent veiller à ce que les employés qui traitent directement avec le public, notamment ceux qui reçoivent les commandes de publications, obtiennent une formation appropriée sur les besoins des personnes incapables de lire les imprimés, sur les divers formats substituts et sur les politiques et lignes directrices ministérielles ou gouvernementales pertinentes. La formation doit être fréquente, offerte selon un calendrier établi et intégrée à la culture organisationnelle.
6. Consulter des spécialistes : Lorsqu'elles élaborent des politiques, des procédures et des directives, et lorsqu'elles achètent de l'équipement, les institutions fédérales doivent consulter des spécialistes et des intervenants qui gèrent les questions concernant les personnes incapables de lire les imprimés ou qui sont en mesure de leur fournir des conseils à ce sujet.