4.  ÉVALUATION DE LA CONFORMITÉ

4.1  Documentation à examiner

Le questionnaire d’enquête doit indiquer :

• si un employeur croit qu’il a examiné les politiques et pratiques génériques ainsi que celles qui sont propres à des catégories professionnelles,
• si les résultats fournissent une explication adéquate de la sous-représentation,
• et si l’employeur a tenu l’étude à jour.

L’employeur est aussi prié de fournir un exemplaire de l’analyse ou du rapport sommaire de l’étude des systèmes et de la détermination des obstacles. Lorsque cette documentation est fournie, l’agent de vérification de la conformité devrait chercher à déterminer si elle traite de tous les secteurs de sous-représentation et si les explications semblent raisonnables.

L’agent de vérification de la conformité n’est pas habilité à réclamer tous les guides et politiques de l’employeur en matière de ressources humaines mais plutôt un exemplaire de l’analyse des systèmes et pratiques d’emploi pertinents.

Il est recommandé de présenter cette information sous forme de rapport sommaire exposant les principales constatations pour les catégories professionnelles où une sous-représentation a été constatée. Dans certains cas, l’employeur sera bien avisé de fournir des extraits se rapportant précisément aux groupes désignés. Si l’agent de vérification le juge nécessaire, il peut examiner ou échantillonner le guide de recrutement, ce qui doit en principe se faire sur place, à l’étape du contrôle.

4.2   Secteurs-échantillons pour une étude approfondie

Souvent, l’étude des systèmes d’emploi est fort vaste et couvre, outre les quatre groupes désignés, toute une gamme de catégories professionnelles.

L’agent de vérification devrait d’abord examiner toute la documentation pour évaluer si l’employeur semble y traiter de toutes les catégories professionnelles où l’analyse de l’effectif a permis de déterminer qu’il y avait sous-représentation.

Il devrait ensuite, en prévision de la phase de contrôle, porter son attention sur un échantillon choisi de catégories professionnelles où une sous-représentation a été constatée.

4.3  Principales considérations liées à la vérification

Pour examiner la documentation soumise par l’employeur, les agents de vérification mettront l’accent sur les considérations clés suivantes :

Fiabilité de l’analyse et des données
L’employeur a-t-il basé l’étude des systèmes sur une enquête sur l’effectif valide et sur une analyse crédible de l’effectif?

Ressources suffisantes
L’employeur a-t-il consacré tout le temps et les ressources nécessaires à une étude efficace et productive des systèmes?

Application à tous les groupes
L’étude a-t-elle porté sur chacun des groupes désignés et des catégories professionnelles où une sous-représentation a été constatée?

Recrutement, avancement, cessation de fonctions
L’étude comprend-elle une analyse des données sur le recrutement, l’avancement et les cessations de fonctions, de façon à contribuer à orienter la recherche?

Politiques structurées ou non, attitudes et comportements
L’employeur s’est-il employé à examiner tous les secteurs visés au Règlement, y compris les politiques, règles et usages tant officiels qu’officieux, consignés par écrit ou tacites, ainsi que les attitudes, les comportements et les conditions de travail?

Obstacles
L’employeur a-t-il examiné les obstacles aussi bien physiques que systémiques susceptibles d’influer sur la représentation?

Mesures d’adaptation

L’étude des systèmes tient-elle pleinement compte de l’obligation de prendre des mesures d’adaptation?

Consultation des employés
L’employeur a-t-il consulté les représentants syndicaux et les représentants des employés pour déterminer de quelle façon les politiques sont mises en œuvre et la perception des employés à cet égard?

Effet défavorable 
L’employeur a-t-il clairement déterminé et documenté les systèmes d’emploi qui ont un effet défavorable sur la représentation des groupes désignés au sein de certaines catégories professionnelles?

Exigences justifiées
L’employeur a-t-il évalué si les systèmes faisant obstacle à la pleine représentation peuvent être considérés comme des exigences professionnelles justifiées, compte tenu de son obligation première d’offrir des mesures d’adaptation?

Pertinence des résultats documentés
L’employeur a-t-il présenté un rapport complet énumérant les causes définies de la sous-représentation dans chaque secteur où des problèmes ont été repérés?

Étude des nouveaux systèmes
L’employeur a-t-il mis en place un processus permettant d’effectuer un contrôle sur les systèmes qui seront instaurés à l’avenir de façon à s’assurer qu’ils ne fassent pas également obstacle à la représentation équitable?

4.4  Si l’employeur a recours à une exigence professionnelle justifiée (EPJ)

Lorsqu’un employeur soutient qu’une pratique constitue une EPJ, l’agent de vérification de la conformité examinera la documentation à l’appui, y compris la politique de l’organisation sur l’adaptation en milieu de travail, et il acceptera ou rejettera la justification.

Si l’organisation n’a pas fourni de documentation à l’appui, l’agent de vérification cherchera à obtenir un engagement officiel en ce sens. On trouvera, sous la rubrique Engagements à la fin de la présente section, des modèles de libellé.

Si l’agent de vérification approuve la pratique et la juge légitime, et s’il est néanmoins par la suite établi par un tribunal que cette pratique ne constitue pas une EPJ, l’organisation sera tenue de revoir en conséquence ses évaluations de la disponibilité externe et ses objectifs quantitatifs de recrutement et d’avancement.

4.5  Détermination du caractère exhaustif de l’approche

Si l’évaluation de l’analyse de l’effectif indique que l’employeur n’a pas repéré tous les secteurs de sous-représentation, il faudrait passer attentivement en revue toutes les catégories professionnelles. Il pourrait être nécessaire d’exiger de l’employeur un engagement si la vérification de l’analyse de l’effectif révèle de nouveaux secteurs de sous-représentation qui n’ont pas été évalués dans le cadre de l’étude des systèmes.

Il incombe à l’agent de vérification de la conformité de se prononcer sur la vraisemblance des constatations faites par l’employeur. Par exemple, si celui-ci attribue l’important écart constaté au défaut de produire de la documentation également applicable aux hommes et aux femmes à l’étape du recrutement, sans qu’aucun autre obstacle n’ait été indiqué, l’analyse n’a sans doute pas été très complète et on risque fort d’avoir omis de repérer l’existence d’autres obstacles.

Inversement, si l’analyse a permis de mettre en lumière une série de considérations, par exemple :

• l’existence de problèmes liés à l’équité du recrutement,
• le recours à des tests clés non validés ayant un effet défavorable,
• l’existence d’un parti pris bien ancré contre l’autre sexe de la part des gestionnaires responsables du recrutement, en particulier si ce parti pris est combiné à des protocoles d’entrevue plutôt lâches,

l’agent de vérification de la conformité pourrait conclure que l’analyse semble valide. Il peut alors décider de vérifier la pertinence de cette conclusion à des fins de contrôle au moment de la visite sur place.

4.6  Vérification des conclusions

Lorsque l’évaluation de l’étude des systèmes de l’employeur est terminée, l’agent de vérification de la conformité devrait valider les constatations en rencontrant les employés, notamment les représentants syndicaux et les représentants des employés, ainsi que des employés membres des groupes désignés, des cadres hiérarchiques et des superviseurs, pour voir s’ils souscrivent à ces constatations.

4.7  Détermination de la conformité

Pour déterminer la conformité de l’employeur à cette exigence de la Loi, il faut appliquer une approche judicieuse et raisonnée. L’ESE est l’exigence la plus complexe et constitue l’outil le plus important pour la suppression des obstacles.

Même si toutes les organisations doivent se conformer à chacune des exigences et qu’il n’existe aucune latitude en ce qui concerne le respect des obligations instituées par la Loi, le degré de complexité des divers éléments de l’étude variera selon la taille, la structure, le secteur économique et le contexte environnemental de chaque organisation.

Certaines organisations qui font partie de secteurs économiques forts peuvent s’appuyer sur des structures complexes et les systèmes de soutien en place. On est alors en droit de s’attendre à ce qu’elles satisfassent pleinement à toutes les exigences et présentent un rapport complet de leurs constatations.

Certains employeurs peuvent avoir réalisé une étude des systèmes et pratiques pour l’ensemble de l’effectif sans avoir privilégié les secteurs de sous-représentation, parce que ceux-ci n’ont pas nécessairement été bien définis au moyen d’une analyse adéquate de l’effectif. Dans de tels cas, l’ESE fournira une information utile, mais l’employeur devrait être tenu d’élargir la portée de l’étude et de se concentrer sur les groupes où une sous-représentation a été constatée.

Certaines petites organisations œuvrant dans des secteurs plus complexes ne sont pas toujours en mesure de réaliser avec le même degré de professionnalisme certains éléments de l’ESE. Même si les secteurs de sous-représentation ont été examinés, la rigueur avec laquelle cet examen a été effectué ou la façon dont les constatations ont été documentées ne sera pas nécessairement la même que dans le cas des organisations plus complexes. L’agent de vérification de la conformité devra donc faire preuve de discernement et de flexibilité.

Lorsque les lacunes sont mineures, les agents de vérification sont autorisés à permettre aux organisations de procéder aux changements requis pendant la vérification.

Si l’agent de vérification est convaincu que :

• l’employeur a réalisé et tenu à jour une étude de tous les systèmes, politiques et pratiques en matière d’emploi ayant contribué à la sous-représentation;
• cette étude permettra à l’employeur de cerner et de supprimer la plupart des obstacles dans le cadre du plan d’équité en emploi de l’organisation;
• le plan permettra de réaliser des progrès raisonnables,

l’organisation devrait être considérée comme en conformité.

4.8  Comité de révision des vérifications

Les diverses considérations liées à la conformité discutées ci-dessus et les recommandations appropriées seront présentées à l’agent principal de la vérification et au Comité de révision des vérifications pour étude et discussion. Après quoi, au moment d’établir le rapport de conformité, l’agent de vérification sera appelé à se prononcer une dernière fois sur la conformité de l’employeur aux exigences législatives.

4.9  Engagements

En vertu de la Loi, l’employeur qui ne s’est pas conformé à l’une ou l’autre des exigences relatives à l’ESE doit s’engager à :

[Nom de l’employeur] doit s’engager à :

• Réaliser une étude des politiques et pratiques d’emploi afin de déterminer l’existence d’obstacles, tant dans les systèmes que dans les attitudes. L’étude doit porter tant sur les politiques et pratiques s’appliquant à tout l’effectif que sur celles qui s’appliquent plus particulièrement aux catégories professionnelles où l’analyse de l’effectif a révélé une sous-représentation. L’étude devrait aboutir à des conclusions raisonnables quant aux causes de la sous-représentation et servir de base à l’élaboration et à la mise en œuvre d’un plan d’action efficace qui répondra aux normes établies dans les facteurs d’évaluation 3.1 à 3.5 de la Liste de contrôle — Étude des systèmes d’emploi.
• Mettre en place un mécanisme garantissant que les nouveaux systèmes ainsi que les nouvelles pratiques et politiques feront l’objet d’un contrôle de façon à repérer tout effet défavorable éventuel, et qu’ils seront au besoin adaptés durant la phase de mise en œuvre.
• Affecter les ressources nécessaires à l’achèvement des travaux dans les délais convenus pour atteindre la conformité.

En cas de recours à une EPJ :

• L’employeur qui invoque une EPJ doit fournir des documents justificatifs à l'appui, prouvant que les qualifications requises pour le poste constituent une exigence professionnelle justifiée.