Employeur

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Président/PDG/sous-ministre

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Nom et titre de la personne-ressource de l'employeur

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Adresse

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Numéro de téléphone

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Courriel

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Secteur

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Nombre d’employés

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Administration centrale

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Bureaux régionaux

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Représentants syndicaux et pourcentage des employés représentés par chaque syndicat

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Date

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1. L'employeur a effectué une enquête auprès de ses employés en remettant à chaque employé un questionnaire lui demandant s'il :

a) fait partie d'une minorité visible;
b) est une personne handicapée;
c) est un Autochtone.

Note : L'information sur le sexe sera recueillie dans les dossiers du personnel.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

2. Le questionnaire contient les définitions données à l'article 3 de la Loi sur l'équité en matière d'emploi ou une description qui concorde avec ces définitions.

« Minorités visibles » : Font partie des minorités visibles les personnes, autres que les Autochtones, qui ne sont pas de race blanche ou qui n'ont pas la peau blanche.

« Personnes handicapées » : Les personnes qui ont une déficience durable ou récurrente soit de leurs capacités physiques, mentales ou sensorielles, soit d'ordre psychiatrique ou en matière d'apprentissage et : a) soit considèrent qu'elles ont des aptitudes réduites pour exercer un emploi; b) soit pensent qu'elles risquent d'être classées dans cette catégorie par leur employeur ou par d'éventuels employeurs en raison d'une telle déficience. La présente définition vise également les personnes dont les limitations fonctionnelles liées à leur déficience font l'objet de mesures d'adaptation pour leur emploi ou dans leur lieu de travail.

« Autochtones » : Les Indiens, les Inuits et les Métis.

Veuillez fournir une copie du questionnaire d'auto-identification.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

3. L'employeur a informé chaque employé, soit dans le questionnaire, soit dans une note accompagnant celui-ci, qu'une personne peut faire partie de plus d'un groupe désigné.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

4. Le questionnaire indique que :

a) les employés ne sont pas obligés de répondre aux questions;
b) les employés peuvent modifier leurs renseignements en tout temps.

Note : L'employeur peut indiquer que le retour du questionnaire (rempli ou non) est obligatoire.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

5. Le questionnaire précise que les renseignements recueillis sont confidentiels et qu’ils ne seront utilisés par les membres du personnel ou communiqués à ceux-ci que dans le seul but de permettre à l'employeur de remplir ses obligations dans le cadre de la Loi sur l'équité en matière d'emploi.

Note : L'employeur peut vouloir utiliser l'information recueillie par le questionnaire sur l'équité en matière d'emploi aux fins de planification des ressources humaines, notamment pour les activités de formation et de perfectionnement ou l'identification pour des programmes spéciaux. Toutefois, les employés doivent être informés qu'ils ne sont pas obligés d'accepter la transmission de ces renseignements.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

6. Le questionnaire peut inclure des questions supplémentaires liées à l'équité en emploi.

Note : L'information relative aux sous-groupes doit être facultative.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

7. L'employeur a déployé tous les efforts nécessaires pour que les employés retournent le questionnaire.

Indicateurs :

1) stratégie de communication préliminaire : des encarts joints aux chèques de paie, des lettres du PDG, de l'administrateur général ou des ressources humaines, des courriels, des affichages sur les babillards, des séances d'information;
2) stratégie de communication de suivi : un appel téléphonique aux employés ou une correspondance de suivi, comme un courriel, pour encourager les employés à retourner le questionnaire d'auto-identification;
3) taux de retour : le nombre de questionnaires identifiables retournés (remplis ou non) par rapport au nombre d'employés dans l'organisation.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

9. L'employeur a tenu à jour les résultats de l'enquête sur son effectif :

a) en remettant un questionnaire :

i. à tout nouvel employé au moment de son entrée en fonction;
ii. à tout employé qui désire modifier des renseignements déjà fournis;
iii. à tout employé qui en fait la demande.

b) en apportant les modifications nécessaires aux résultats de l'enquête pour tenir compte des ré ponses données dans les questionnaires visés au point a);
c) en apportant les modifications nécessaires aux résultats de l'enquête pour tenir compte de la cessation d'emploi de membres des groupes désignés.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

1. L'employeur a fait une analyse de son effectif en se basant sur les renseignements recueillis dans l'enquête sur l'effectif, afin d'y déterminer :

a) le nombre d'Autochtones;
b) le nombre de personnes handicapées;
c) le nombre de personnes faisant partie d'une minorité visible;
d) le nombre de femmes.

Note :

1. Seule l'information sur le sexe doit être extraite des dossiers du personnel.
2. Seuls les employés qui se déclarent eux-mêmes comme des Autochtones, des membres de minorités visibles ou des personnes handicapées ou qui acceptent d'être définis comme tels par leur employeur doivent être comptés comme membres de ces groupes désignés aux fins de la mise en œuvre des dispositions sur l'équité en matière d'emploi.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

2. L'employeur a fait l'analyse de son effectif afin de déterminer le degré de sous-représentation des groupes désignés. Pour ce faire, il a comparé leur représentation dans chaque catégorie professionnelle avec leur représentation dans chaque catégorie professionnelle du marché du travail, en se référant à celle des groupes suivants, qui constitue le point de référence le plus approprié :

a) l'ensemble de la population active canadienne;
b) les secteurs de la population active canadienne susceptibles d'être identifiables en fonction de critères de compétence, d'admissibilité ou d'ordre géographique, et dans lesquels il serait raisonnable de s'attendre à ce que l'employeur choisisse ses employés.

Note : Conformément au paragraphe 6(2) du Règlement sur l'équité en matière d'emploi, l'employeur doit utiliser toute l'information disponible dans le marché du travail ou l’information provenant d'autres sources, considérée par le ministre comme de l'information pertinente sur le marché du travail.

Indicateurs :

1) analyse des données sur la mobilité (proportion de recrutement, avancement et cessation d'emploi des membres des groupes désignés);
2) analyse topologique (analyse des catégories professionnelles sous-représentées pour déterminer si les membres des groupes désignés sont concentrés aux échelons inférieurs de ces groupes).

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

3. Aux fins de l'élaboration du plan d'équité en matière d'emploi, l'employeur a dressé un sommaire des résultats de l'analyse de son effectif.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

1. En tenant compte des résultats de l'analyse de l'effectif, l'employeur a procédé à l'étude de ses systèmes, de ses politiques et de ses pratiques d'emploi afin de déterminer si ceux-ci constituent des obstacles pour les membres des groupes désignés.

Indicateur :

1) examen des politiques et des pratiques pertinentes (par exemple, recrutement, sélection, embauche, perfectionnement, formation, avancement, maintien en poste, cessation d'emploi et mesures d'adaptation).

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

2. L'employeur a étudié les systèmes, politiques et pratiques d'emploi existants pour chaque catégorie professionnelle dans laquelle il y a sous-représentation, en tenant compte des questions suivantes :

a) le recrutement, la sélection et l'embauche des employés;
b) la formation et le perfectionnement des employés;
c) l’avancement des employés;
d) le maintien en poste et les cessations d'emploi des employés;
e) les mesures d'adaptation raisonnables compte tenu des besoins spéciaux des membres des groupes désignés.

Indicateur :

1) rapport d'étude des systèmes d'emploi pour expliquer les causes probables de la sous-représentation.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

3. L'employeur dispose d'un moyen pour examiner les nouveaux systèmes ainsi que les nouvelles politiques et pratiques en matière d'emploi.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

1. L'employeur a élaboré un plan d'équité en matière d'emploi qui précise les politiques et pratiques positives à mettre en place à court terme (entre un et trois ans) en matière d'embauche, de formation, d’avancement et de maintien en poste des membres des groupes désignés, afin de corriger la sous-représentation constatée au moyen de l'analyse de l'effectif.

Indicateur :

1) l'existence d'un plan d'équité en matière d'emploi qui contient des mesures spéciales visant à corriger les lacunes dans les secteurs où la sous-représentation est importante.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

2. L'employeur a élaboré un plan d'équité en matière d'emploi qui précise les mesures raisonnables d'adaptation pour les personnes des groupes désignés, lorsque ces mesures n'imposent pas de contrainte excessive.

Indicateurs :

1) existence de politiques et de procédures sur les mesures d'adaptation;
2) accessibilité en milieu de travail;
3) communication de la politique sur les mesures d'adaptation;
4) disponibilité d'un financement pour les mesures d'adaptation.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

3. L'employeur a élaboré un plan d'équité en matière d'emploi qui précise les mesures à prendre à court terme (entre un et trois ans) en vue d'éliminer les obstacles à l'emploi.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

4. L'employeur a élaboré un plan d'équité en matière d'emploi qui dresse un calendrier de mise en œuvre pour chacune des mesures indiquées dans ce plan.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

5. L'employeur a élaboré un plan d'équité en matière d'emploi qui, si l'analyse a révélé une sous-représentation, prévoit des objectifs quantitatifs d'embauche et d’avancement pour les membres des groupes désignés pour une période de un à trois ans. Le plan d'équité en matière d'emploi doit inclure des mesures à prendre chaque année pour atteindre ces objectifs.

Dans l'établissement des objectifs quantitatifs à court terme, l'employeur a tenu compte des facteurs suivants :

a) le degré de sous-représentation des membres des groupes désignés dans chaque catégorie professionnelle;
b) la disponibilité de membres compétents au sein des groupes désignés dans son effectif ainsi que dans la population active canadienne;
c) l'augmentation ou la réduction prévue de son effectif au cours de la période visée par les objectifs quantitatifs;
d) le roulement prévu au sein de son effectif au cours de la période visée par les objectifs quantitatifs;
e) tout autre facteur prévu par le Règlement sur l'équité en matière d'emploi.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

6. L'employeur a élaboré un plan d'équité en matière d'emploi qui inclut des objectifs à long terme (sur plus de trois ans) en vue d'augmenter la représentation des groupes désignés au sein de son effectif.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

7. L'employeur a veillé à ce que la mise en œuvre de son plan d'équité en matière d'emploi se traduise par des progrès raisonnables quant à la réalisation de l'équité en matière d'emploi.

Indicateur :

1) mesures à prendre suffisantes et appropriées pour supprimer les obstacles et appuyer les objectifs quantitatifs.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

1. L’employeur a déployé tous les efforts raisonnables pour mettre en œuvre son plan d’équité en matière d’emploi.

Indicateurs :

1) mesures prises à court terme pour supprimer tout obstacle à l’emploi constaté;
2) instauration de politiques et de pratiques positives à court terme (entre un et trois ans) concernant l’embauche, la formation, l’avancement et le maintien en poste des membres des groupes désignés et la prise de mesures d’adaptation raisonnables à leur intention lorsque ces mesures n’imposent pas de contrainte excessive;
3) réalisation des objectifs quantitatifs à court terme;
4) réalisation des objectifs à plus long terme;
5) communication du plan d’équité en matière d’emploi;
6) consultations avec les représentants des employés, y compris les agents négociateurs;
7) responsabilisation des gestionnaires.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

2. L’employeur assure régulièrement le suivi de la mise en œuvre de son plan d’équité en matière d’emploi pour vérifier si des progrès raisonnables sont réalisés.

Indicateur :

1) élaboration et mise en œuvre d’une politique ou d’un processus pour faire le suivi de son plan d’équité en matière d’emploi.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

1. L’employeur a adapté ses objectifs quantitatifs à court terme au moins une fois au cours de la période de trois ans visée par ces objectifs.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

2. L’employeur a apporté tous les changements nécessaires à son plan d’équité en matière d’emploi au moins une fois au cours de la période de trois ans. Ces changements peuvent être nécessaires parce que l’employeur suit régulièrement son plan d’équité en matière d’emploi ou à cause d’un changement dans sa situation.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

1. L’employeur explique à ses employés le but de l’équité en matière d’emploi.

Les employés sont mis au courant du fait qu’ils peuvent obtenir de l’information au moyen de médias substituts.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

2. L’employeur fait part à ses employés des mesures qu’il a prises ou qu’il entend prendre pour réaliser l’équité en matière d’emploi.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

3. L’employeur fait part à ses employés des progrès qu’il a accomplis pour réaliser l’équité en matière d’emploi.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

1. L’employeur a consulté les représentants de ses employés, y compris les agents négociateurs le cas échéant, en les invitant à participer aux consultations et à donner leur avis sur les questions suivantes :

a) l’aide qu’ils pourraient apporter à l’employeur pour faciliter la réalisation de l’équité en matière d’emploi au sein de l’effectif et la communication aux employés de questions liées à l’équité en matière d’emploi;
b) l’élaboration, la mise en œuvre et la révision de son plan d’équité en matière d’emploi.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

2. L’employeur et les représentants de ses employés, y compris les agents négociateurs, ont collaboré à l’élaboration, à la mise en œuvre et à la révision de son plan d’équité en matière d’emploi. Les agents négociateurs ont pris part à la consultation.

La consultation et la collaboration ne sont pas des formes de cogestion.

Indicateurs :

1) correspondance invitant les représentants des employés ou les agents négociateurs à des consultations;
2) procès-verbaux des réunions;
3) existence d’un mécanisme de consultation sur l’équité en matière d’emploi incluant des représentants des employés ou des agents négociateurs;
4) consultations significatives et appropriées.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :

1. L’employeur a établi et tenu les dossiers suivants :

a) un dossier sur l’appartenance de chaque employé à un groupe désigné, le cas échéant;
b) un dossier sur la classification de chaque employé selon sa catégorie professionnelle;
c) un dossier sur la rémunération et les augmentations salariales de chaque employé;
d) un dossier sur les avancements de chaque employé;
e) une copie du questionnaire de l’enquête sur l’effectif remis aux employés et des autres renseignements utilisés pour effectuer l’analyse de son effectif;
f) le sommaire des résultats de l’analyse de son effectif;
g) une description des mesures prises dans le cadre de l’étude de ses systèmes d’emploi;
h) son plan d’équité en matière d’emploi;
i) un dossier sur les mesures prises pour assurer le suivi de la mise en œuvre du plan d’équité en matière d’emploi;
j) un dossier sur les mesures prises et les renseignements fournis aux employés sur l’équité en matière d’emploi.

Note :

Les dossiers mentionnés aux points a) à d), concernant les employés qui ont quitté leur emploi, doivent être conservés pendant les deux ans qui suivent la date de cessation d’emploi.

Les dossiers mentionnés aux points e) à j) doivent être conservés pendant les deux ans qui suivent la fin de la période visée par le plan d’équité en matière d’emploi à laquelle le dossier fait référence.

L’employeur du secteur privé qui prépare son rapport annuel sur l’équité en matière d’emploi pour Ressources humaines et Développement social Canada (RHDSC) au moyen d’un logiciel spécialisé, tel le Système informatisé de présentation des rapports d’équité en matière d’emploi (SIPREME), doit conserver une copie de la base de données ou de tout autre enregistrement informatique utilisé à cette fin pendant les deux années qui suivent l’année visée par le rapport.

OUI / NON / SANS OBJET :

JUSTIFICATION :