3.  FACTEURS D'ÉVALUATION

Six facteurs d’évaluation entrent en ligne de compte quand il s’agit d’évaluer le respect de l’exigence législative reliée à l’étude des systèmes d’emploi.

Cette section du document met l’accent sur l’approche que les employeurs devraient utiliser relativement à chaque facteur d’évaluation se rapportant à l’ESE. Le travail des agents de vérification de la conformité s’en trouvera facilité lorsqu’ils auront à déterminer si l’analyse effectuée par l’employeur a permis de cerner tous les grands obstacles susceptibles de contribuer à la sous-représentation.

Cette information vaut également pour les secteurs privé et public. Dans ce dernier cas, toutefois, il y aurait lieu de consulter également la publication du Conseil du Trésor intitulée Revue des systèmes d’emploi — Un guide pour la fonction publique fédérale, parue en mars 1998.

3.1.1  Étude des politiques et des pratiques
3.1.1  Lignes directrices de DRHC, chapitre 6, partie C

À la suite de l’analyse de l’effectif, l’employeur aura repéré toutes les catégories professionnelles où une sous-représentation des groupes désignés a été constatée.

Dans la fonction publique

Selon le document du Secrétariat du Conseil du Trésor intitulé Partage des responsabilités pour la mise en œuvre de la nouvelle législation sur l’équité en emploi, quand il y a sous-représentation des groupes désignés, l’employeur doit procéder à une étude des systèmes, politiques et pratiques en matière d’emploi pertinents en vue de cerner les obstacles non autorisés par les règles de droit. Le document précise que le SCT, la CFP et les ministères et organismes doivent tous examiner les systèmes en matière d’emploi (c.-à-d. les politiques et pratiques en matière d’emploi), placés sous leur autorité respective. Par ailleurs, le Secrétariat du Conseil du Trésor recommande que l’étude porte sur les quatre groupes désignés, même si l’un d’entre eux n’est pas sous-représenté pour l’instant.

L’ESE doit porter sur les neuf systèmes d’emploi mentionnés dans le Règlement, interprétés pour le secteur privé et dans le guide du Conseil du Trésor de la façon suivante :

Quand les politiques sont susceptibles de contribuer à la sous-représentation des groupes désignés, elles doivent faire l’objet d’une étude afin que soit cerné tout obstacle à l’emploi pouvant avoir un effet défavorable sur les occasions d’emploi des membres de ces groupes. Ce sont :

• les politiques et pratiques s’appliquant à l’ensemble du lieu de travail et pouvant contribuer à la sous-représentation constatée dans une catégorie professionnelle;

• les politiques et pratiques propres à certaines catégories professionnelles où une sous-représentation a été constatée.

3.1.2  L’employeur a-t-il pris les dispositions suivantes?

La procédure de vérification adéquate consiste à déterminer si l’employeur a pris les dispositions suivantes, dans le cadre de l’ESE. Chaque étape est discutée en détail ci-après :

Étape un :

L’employeur a-t-il déterminé toutes les catégories professionnelles où une sous-représentation des groupes désignés a été constatée?

Étape deux : Pour chaque catégorie professionnelle où une sous-représentation a été constatée, l’employeur a-t-il déployé un effort concerté pour examiner l’ensemble des politiques, procédures et pratiques, officielles ou officieuses, consignées par écrit ou tacites, ainsi que des obstacles comportementaux et des conditions de travail?

Étape trois : L’employeur a-t-il dûment déterminé et documenté les systèmes d’emploi qui peuvent avoir un effet négatif sur la représentation des groupes désignés dans chaque catégorie professionnelle?

Étape quatre : L’employeur a-t-il évalué si les systèmes qui constituent un obstacle peuvent être considérés comme nécessaires, compte tenu de l’obligation première qui lui est faite de prendre des mesures d’adaptation?

Étape un : L’ESE est-elle fondée sur des données fiables?

L’ESE doit reposer sur une enquête sur l’effectif valide et une analyse raisonnable des données. À la suite de l’analyse de l’effectif, l’employeur doit avoir repéré précisément dans quelles catégories professionnelles les groupes désignés sont sous-représentés et avoir reconnu la nécessité pour chacune d’entre elles de faire l’objet d’une ESE.

Étape deux : L’ESE couvre-t-elle toutes les politiques et les pratiques?
Étape deux : Lignes directrices de DRHC, chapitre 6, page 7

Pour chaque catégorie professionnelle où une sous-représentation a été constatée, l’employeur doit repérer tous les systèmes, règles et usages génériques et spécifiques qui pourraient avoir contribué à la sous-représentation. Sa première préoccupation devrait être de se demander : « Comment assurer le recrutement, l’avancement, etc., des membres de cette catégorie professionnelle? » et non de se poser la question : « Convient-il de faire cela? »

Le Règlement précise clairement les neuf systèmes d’emploi qui doivent être examinés. Cependant, le défi pour l’employeur consiste à aller au-delà des politiques officielles pour tenter de repérer les pratiques officieuses qui excluent injustement les membres des groupes désignés.

Il peut être difficile de déceler ces obstacles systémiques si subtils, qu’ils soient officiels ou non, et qui résultent habituellement d’un manque de sensibilisation aux effets qu’ils risquent d’avoir sur les membres des groupes désignés. L’ESE doit permettre de repérer de tels obstacles et aider l’employeur à déterminer quels changements sont nécessaires pour faire en sorte que tous les membres de l’effectif soient traités équitablement.

On trouvera ci-dessous les questions qu’il convient de se poser pour évaluer cette nécessité :

Pratiques officielles ou officieuses?

L’employeur a-t-il repéré non seulement les politiques et les procédures officielles, consignées par écrit, mais aussi celles qui sont officieuses?

L’étude des systèmes ne doit pas porter seulement sur les politiques consignées par écrit et les pratiques clairement interdites aux termes de la Loi. Elle doit déterminer quelles pratiques officieuses peuvent aussi être en vigueur et celles qui ne sont pas consignées par écrit dans le guide de gestion des ressources humaines.

Souvent, les usages ne sont tirés d’aucune politique écrite. Il peut exister certaines procédures fondées sur des pratiques d’ordre empirique, ou qui résultent d’une « vision commune » fondée sur les préférences de certains employés. Très souvent, ces pratiques constituent d’importants obstacles puisqu’elles sont rarement reconnues par l’organisation. La meilleure façon de les déceler est dans le cadre de consultations avec les représentants syndicaux et les représentants des employés, par un sondage sur le climat de travail et dans des groupes de discussion.

Le Guide du Secrétariat du Conseil du Trésor décrit ainsi ces pratiques officieuses que l’on peut observer dans la fonction publique : 

« Les obstacles systémiques peuvent découler d’usages traditionnels ou de démarches soi-disant pratiques (par exemple, le recrutement fait d’abord par l’intermédiaire des réseaux personnels ou dans des campus privilégiés) qui excluent invariablement les membres des groupes désignés ou les mettent en position de désavantage injuste quant à des possibilités d’accès à l’emploi. Il se peut que bon nombre de ces obstacles ne soient pas intentionnels ou se cachent dans le mode de fonctionnement du système d’emploi. Nombre d’entre eux se retrouvent dans les pratiques presque imperceptibles et en apparence neutres que comportent les activités quotidiennes, par exemple, le simple fait que les renseignements sur les concours et les formulaires de demande ne soient disponibles que dans un endroit central ou difficile d’accès, ou qu’ils ne soient pas disponibles dans les régions. »

De quelle façon sont-elles mises en oeuvre?

L’employeur a-t-il vérifié de quelle façon les pratiques et les politiques sont concrètement mises en œuvre?

Le suivi que l’on exerce sur l’évolution de ces pratiques est tout aussi important que sur la façon dont les politiques et les procédures sont effectivement mises en œuvre. Ainsi, une politique peut exiger que toutes les entrevues d’emploi soient soigneusement structurées et comportent des questions et des réponses ainsi qu’un système de notation déterminé avant l’entrevue. Cependant, la pratique courante peut être de simplement rédiger quelques questions et de décider du système de notation après les entrevues, ce qui permet aux personnes chargées du recrutement d’exercer une forte mesure de subjectivité. La mise en œuvre des procédures est tout aussi importante. Ainsi, procède-t-on à l’évaluation des compétences de tous les candidats ou de seulement certains d’entre eux? Si un test n’est pas administré uniformément, il ne peut être considéré comme déterminant dans la sélection du meilleur candidat.

Attitudes et comportements?

L’employeur a-t-il tenu compte des attitudes et des comportements?

L’employeur qui s’est contenté d’effectuer une vérification dans le guide des ressources humaines risque de ne pas y déceler d’obstacles importants. Cela s’avérera surtout lorsque les attitudes négatives, la culture organisationnelle, les stéréotypes et les préférences du groupe influent fortement sur les résultats des mesures de dotation.

Comme l’indiquent les Lignes directrices de DRHC, à la page 9, les comportements des employés sont tout aussi importants pour assurer un milieu de travail juste et équitable. Peu importe l’équité des politiques de l’organisation, si chacun des gestionnaires ne les applique pas de façon constante et équitable, l’organisation ne sera jamais également accessible à tous. L’attitude est l’un des facteurs qui façonnent le comportement, et c’est l’attitude et le comportement de chacun des employés qui créent un climat organisationnel positif ou négatif pour les membres des groupes désignés.

La décision du Tribunal dans la cause Santé Canada c. Alliance de la capitale nationale sur les relations inter-raciales offre un bon exemple de milieu de travail où les comportements attitudinaux étaient à l’origine de nombreux obstacles pour les employés membres de minorités visibles.

Étape trois : L’ESE établit-elle l’existence d’un effet défavorable?

L’employeur a-t-il clairement déterminé si les systèmes d’emploi avaient un effet défavorable sur la représentation des groupes désignés dans chacune des catégories professionnelles?

Il existe trois façons fondamentales d’établir l’existence d’un effet défavorable.

Système structuré de suivi des employés :

Si l’employeur a consigné des données officielles sur les différentes étapes de la dotation et du processus de gestion des ressources humaines, il sera peut-être possible de déterminer avec précision s’il y a eu des effets défavorables. Ainsi, les résultats de tests peuvent indiquer que les femmes ont moins de succès que les hommes, ou que les Autochtones posent leur candidature en nombre suffisant mais sont plus susceptibles d’être éliminés avant l’entrevue ou à ce stade.

Mentionnons ici que ces analyses statistiques peuvent être inadéquates pour les catégories professionnelles où le nombre d’employés est très peu élevé. Dans ce cas, il peut être plus approprié de procéder à une telle analyse pour toutes les catégories professionnelles de l’organisme ou l’entreprise, ou en regroupant deux ou trois catégories connexes pour les besoins de l’analyse.

Données démographiques et sociales :

L’employeur ne dispose peut-être pas de données de suivi propres à son organisation, mais il peut exister d’autres sources d’information. Ainsi, les données sur le niveau de scolarité indiquent parfois que le fait d’exiger certaines attestations d’études nuira à au moins un groupe. Certaines recherches peuvent démontrer qu’un groupe a tendance à moins bien réussir lorsque certains outils de sélection sont utilisés.

Contribution de l’employé :

Dans certains cas, il est possible de tirer des conclusions valides, même en l’absence de données à l’appui d’une constatation d’effet défavorable. Souvent, la démarche la plus utile consiste à recueillir les observations immédiates des membres des groupes désignés, qui sont en mesure de jeter une lumière nouvelle sur les résultats fortuits de systèmes et de pratiques qui, en dépit de leur apparente neutralité, ont une incidence négative sur les possibilités d’emploi. Ainsi :

• Les outils de sélection privilégiant un comportement de type « entreprenant » et énergique peuvent exclure certaines cultures où ce comportement est jugé inapproprié.
• Des exigences strictes concernant la distribution aléatoire du travail par postes ou l’obligation de faire des heures supplémentaires peuvent avoir pour effet de nuire aux femmes, qui continuent à assumer la responsabilité principale des soins aux enfants.
• Les membres de minorités visibles doivent parfois se mettre activement en quête d’occasions de perfectionnement tandis que d’autres personnes non membres de ces groupes sont pressenties d’office pour des affectations spéciales, ce qui peut nuire aux chances d’avancement des premiers.
• Lors d’entrevues avec des gestionnaires de sexe masculin et féminin de la fonction publique, des chercheurs ont conclu que les femmes étaient évaluées de façon plus stricte au moment de l’appréciation annuelle.

Plus courante encore, peut-être, est la découverte d’obstacles attribuables aux attitudes des employés ou à un traitement différentiel. Ainsi il arrive parfois que les employés membres d’un groupe désigné soient convaincus — sans que cela ne soit aucunement fondé — que l’organisation a des préjugés à leur endroit, et ils ne chercheront donc pas à avancer dans leur carrière ou à élargir leurs perspectives d’emploi au sein de l’entreprise.

Parce qu’ils ont une connaissance directe de la façon dont les politiques et les pratiques en matière de ressources humaines peuvent les toucher, les employés peuvent apporter une contribution essentielle à la compréhension des mécanismes en vertu desquels une politique apparemment neutre peut exclure certains employés membres des groupes désignés. Les représentants syndicaux déjà familiarisés avec la mise en œuvre des systèmes et des pratiques s’avèrent également de bonnes personnes-ressources.

Étape quatre : La pratique est-elle valide?
Étape quatre : Guide de DRHC, chapitre 6, page 12

Si un système, une politique ou une pratique a un effet défavorable, l’employeur est tenu de déterminer si cet élément de son organisation est valide, c’est-à-dire d’évaluer

• si cet élément est nécessaire à la sécurité et à l’efficience des activités de l’organisation;
• s’il lui est possible d’adopter une mesure d’adaptation raisonnable sans que cela ne lui soit une source de difficultés indues.

Il convient de rappeler, cependant, qu’à la suite d’un arrêt rendu par la Cour suprême, une exigence professionnelle justifiée ne peut être invoquée si une mesure d’adaptation peut être prise.

3.1.3  Recours à une exigence professionnelle justifiée (EPJ)

Dans ce cas, il incombe à l’employeur de fournir à l’agent de vérification les documents, y compris un avis impartial, à l’appui de son allégation que la pratique constitue une exigence professionnelle justifiée (EPJ). Cet aspect est discuté ci-après, à la rubrique 4.4.

Une EPJ peut être particulièrement difficile à invoquer si :

• l’exigence s’applique uniformément à tous les postes, sans tenir compte des mesures d’adaptation;
• l’employeur n’a pas l’intention de s’assurer régulièrement que les employés satisfont toujours à cette exigence après leur embauche;
• de nombreux employés déjà en poste et pouvant justifier de bons antécédents de travail échoueraient au test s’il leur était administré.

3.1.4  Facteurs déterminant la validité d’une pratique

Pour déterminer si une pratique constitue un obstacle ou si au contraire il s’agit d’une exigence valide, il convient de poser les questions suivantes :

La pratique est-elle légale?

Certaines pratiques ou politiques ne respectent pas de toute évidence les lois applicables en matière de droits de la personne et d’autres lois. Les préférences explicites ou implicites qui entraînent une exclusion délibérée — à moins qu’il ne s’agisse d’une EPJ — sont inacceptables. Par conséquent, s’il y a un effet défavorable à la suite d’une préférence personnelle ou organisationnelle, d’une attitude, de harcèlement, d’hostilité dans le milieu ou la culture de travail, le système ou la pratique en cause devront rapidement être modifiés.

La pratique est-elle appliquée de façon uniforme?

Si une politique, une pratique ou une norme est appliquée de façon inégale, en particulier à l’égard d’un groupe précis, il est peu probable qu’elle satisfasse à ce test de validité.

Ainsi, sont-ce seulement les personnes handicapées qui doivent subir un examen médical préalable à l’emploi? Les occasions de perfectionnement et de formation ne sont-elles offertes qu’aux cadres et jamais au personnel de soutien? Les femmes sont-elles les seules à se voir offrir la possibilité de faire des heures supplémentaires?

La pratique de l’organisation est-elle justifiée par des impératifs de sécurité et d’efficience?

La politique ou la pratique doit être en rapport avec le travail et viser à prévoir le rendement de l’employé ou à permettre son évaluation en bonne et due forme. Autrement dit, pour démontrer qu’une politique ou une pratique est essentielle, il faut prouver qu’elle est conforme aux exigences du poste.

Ainsi, si l’on a recours à l’exercice de la corbeille pour évaluer les candidats à un poste de cadre intermédiaire, peut-on prouver que les notes obtenues pour cet exercice sont en rapport avec un bon rendement au travail?

Est-il possible de prendre des mesures d’adaptation?

Comme l’a fait valoir la Cour suprême, l’employeur ne peut justifier un système ou une pratique ayant un effet défavorable s’il est possible de prendre des mesures d’adaptation raisonnables.

Ainsi, un système de recrutement de bouche à oreille peut être valide pour assurer une très forte productivité de l’effectif même si cela a tendance à exclure de façon trop marquée les membres de groupes qui ne font pas déjà partie de l’effectif. Un recrutement ciblé, conjugué au recrutement de bouche à oreille, peut cependant permettre de tenir compte du groupe touché sans créer de contrainte excessive.

Un système de rechange a-t-il été envisagé?

Si l’on peut modifier une politique ou une pratique pour atténuer ou éliminer son effet défavorable, le système ne peut être jugé valide. Ainsi, les femmes appelées à subir des tests précis reliés aux attributions du poste seront parfois moins désavantagées que celles soumises à des essais standard de levage d’une charge inerte.

3.1.5  L’ESE dans le contexte de la fonction publique

Dans son document sur le partage des responsabilités, le Secrétariat du Conseil du Trésor affirme que le SCT, la CFP et les ministères et organismes doivent tous examiner les systèmes d’emploi placés sous leur autorité respective.

Parce que les ministères assument la responsabilité principale de l’exécution des obligations créées par la Loi, la Commission doit être convaincue que chaque ministère comprend bien les problèmes propres à son effectif, réalise une étude valide des systèmes et supprime les obstacles, au besoin.

Il est inacceptable qu’un organisme de la fonction publique soutienne ne pouvoir intervenir pour régler un problème précis en raison de certaines pratiques imposées par les organismes centraux. Les agents de vérification de la conformité ne doivent pas présumer qu’une pratique ne crée nécessairement pas d’obstacle simplement parce qu’elle découle de la politique d’un organisme central.

De même, il n’y a pas lieu de rejeter la responsabilité liée à l’existence d’un obstacle sur la Commission de la fonction publique ou sur le Secrétariat du Conseil du Trésor.

Ainsi, quand des ministères avancent que la CFP ne leur a pas présenté suffisamment de candidats provenant de groupes désignés et que cette situation ne peut leur être imputée, les agents de vérification de la conformité ne peuvent donner foi à ces prétentions pas plus qu’ils ne peuvent souscrire à l’argument invoquant l’existence de responsabilités non déléguées pour justifier le recrutement des cadres de direction. Cela peut tout au plus, si le dossier est bien étayé, contribuer à reconnaître l’existence d’un obstacle. Au demeurant, dans ces cas, il incombe tant au ministère qu’à l’organisme central visés de remédier à la situation.

3.4.1  Orientation de l’ESE

L’étude des systèmes d’emploi devrait s’articuler principalement autour des résultats de l’analyse de l’effectif en ce qui a trait aux écarts de représentation. Afin d’obtenir de bons résultats, il importe que les employeurs mettent l’accent sur les parts du recrutement, de l’avancement et des cessations de fonctions, puisque ces données statistiques se rapportent directement à huit des neuf systèmes d’emploi mentionnés dans les pages précédentes. Ils intégreront par ailleurs le neuvième élément, les mesures d’adaptation, à chaque aspect de l’étude des systèmes d’emploi.

3.4.2  Mesures d’adaptation

L’exigence relative aux mesures d’adaptation fait que les employeurs sont tenus de modifier les politiques et les pratiques afin qu’aucun membre des groupes désignés ne soit injustement empêché de participer pleinement au milieu de travail. La Cour suprême s’est prononcée en faveur de l’obligation d’adaptation, sauf en cas de contrainte excessive pour l’employeur.

3.4.3  Examen des parts du recrutement, de l’avancement et des cessations de fonctions

Les constatations relatives aux parts du recrutement, de l’avancement et des cessations de fonctions permettront de dégager les secteurs sur lesquels l’étude des systèmes devrait porter :

Recrutement
Lignes directrices de DRHC, chapitre 6, partie C, p. 19

Si les parts du recrutement des membres des groupes désignés sont inférieures à la représentation externe, l’étude devrait porter sur les pratiques de recrutement, de sélection et d’embauche. Il pourrait s’agir notamment des aspects suivants :

• les données sur le nombre de membres des groupes désignés qui ont posé leur candidature à des postes, le nombre de ceux qui ont été sélectionnés, le nombre de ceux qui ont passé l’entrevue et le nombre de ceux qui ont été embauchés;
• l’ancienneté et autres approches axées sur le rang d’admissibilité;
• les offres d’emploi, présentations et activités d’extension;
• le système de planification de la relève;
• l’accessibilité physique des bâtiments.

Si les parts de l’avancement sont inférieures à la représentation interne, alors l’étude doit se pencher sur les activités de perfectionnement, de formation et de promotion. Cette partie de l’étude devrait aussi permettre de déterminer si des membres des groupes désignés sont regroupés aux échelons inférieurs des catégories professionnelles examinées.

Avancement
Lignes directrices de DRHC, chapitre 6, partie C, p. 31

Au nombre des questions à soumettre à l’étude, on trouve celles-ci :

• le recours aux nominations intérimaires et aux mutations latérales;
• l’accès à des occasions de formation et de perfectionnement;
• les critères d’identification des éléments les plus prometteurs;
• les activités d’orientation professionnelle, de mentorat;
• le système d’évaluation du rendement.

Cessations de fonctions
Lignes directrices de DRHC, chapitre 6, partie C, p. 41

Si les parts des cessations de fonctions sont plus élevées que la représentation interne, l’étude devrait mettre l’accent sur les politiques et les pratiques relatives au maintien en poste et aux cessations de fonctions. Il pourrait s’agir des aspects suivants :

• les plaintes de harcèlement et mesures disciplinaires;
• l’information tirée d’entrevues de départ et de sondages sur le climat de travail;
• les régimes d’assurance-maladie et primes;
• les critères liés aux mises à pied et à la cessation de fonctions, la politique dite du « dernier embauché, premier congédié ».

3.5.1  Rapport sur les constatations

L’employeur est tenu en vertu de l’article 17 de la Loi et de l’article 11 du Règlement de tenir les dossiers appropriés correspondant aux résultats de l’étude des systèmes.

L’employeur doit produire un rapport fondé sur l’analyse de l’ensemble des systèmes, politiques et pratiques en matière d’emploi, tirant des conclusions permettant d’expliquer la sous-représentation constatée dans chaque catégorie professionnelle. Le rapport devrait préciser quels obstacles existent pour les membres de chacun des groupes désignés et comprendre des recommandations en vue de leur suppression. L’agent de vérification de la conformité doit analyser ces constatations et déterminer si elles constituent une explication raisonnable de la sous-représentation constatée.

S’il est satisfait à ce critère d’évaluation, l’étude des systèmes permettra de dégager dans le plan d’équité en matière d’emploi les mesures correctives à prendre.

3.6.1  Étude des nouvelles mesures dès leur instauration

La mise à jour de l’étude des systèmes d’emploi doit faire l’objet d’une attestation.

Chaque fois qu’on propose une nouvelle politique ou une nouvelle pratique en matière de ressources humaines après avoir effectué une ESE, on doit l’examiner au moment de son établissement ou de sa mise en œuvre quant à son incidence sur les groupes désignés.

Pour ce faire, certaines organisations demandent aux responsables de l’équité en matière d’emploi de signer toute proposition relative aux ressources humaines avant qu’elle ne reçoive l’approbation finale de la haute direction. D’autres organisations mettent les politiques à l’essai auprès des membres des groupes désignés, en mettant sur pied des groupes de discussion ou en utilisant d’autres méthodes d’essai. Le processus utilisé devrait en principe garantir que l’évaluation initiale est effectuée avant la mise en œuvre et qu’il y a un suivi pour évaluer l’effet réel de la mesure une fois en place.

Les agents de vérification de la conformité doivent s’assurer que les employeurs ont mis en place des mesures appropriées pour satisfaire en permanence à cette exigence.