Directives pas à pas de la gestion du retour au travail

La gestion d'un cas de retour au travail est souvent une tâche complexe. Ces cas présentent des défis parce qu'il faut équilibrer rigoureusement le droit qu'a l'employeur de gérer un milieu de travail productif avec le droit fondamental de l'employé à l'égalité, à la dignité et au respect de sa vie privée. Les employeurs - et ceux qui les représentent, tels que les directeurs, superviseurs et responsables des ressources humaines - peuvent s'interroger sur la meilleure façon d'aborder un cas de retour au travail, en particulier quand les mesures d'adaptation que demande l'employé sont inattendues ou posent des difficultés.

Dans la présente section, vous trouverez des directives générales destinées à vous aider à aborder les cas de retour au travail. Ces directives clarifient vos droits et vos obligations légales en tant qu'employeur, et ce que vous êtes en droit d'attendre de vos employés, des syndicats et des autres parties prenantes au cours du processus de retour au travail.

Le but de ces directives n'est PAS de remplacer les politiques internes de votre organisation concernant le retour au travail ou la gestion des cas d'accommodement (si, comme il est recommandé, votre organisation dispose des politiques sur ces sujets). Elles ont plutôt pour but de démontrer qu'une communication transparente favorise une gestion de cas efficace et assure le meilleur dénouement possible pour toutes les parties impliquées. Si vous avez besoin de renseignements sur les politiques internes en vigueur, consultez le département des ressources humaines de votre organisation.

Les étapes présentées ci-dessous correspondent aux phases générales de la plupart des situations de retour au travail. Servez-vous de ces procédures pour orienter votre démarche et guider vos décisions, mais souvenez-vous que vous devez évaluer chaque cas individuellement, car chacun a des circonstances qui lui sont propres.

Étape no 1 : Recueillez l'information et évaluez la situation.

Restez en contact avec l'employé pendant une absence prolongée.

Dans la plupart des cas, mais pas dans tous, il est bon de maintenir des contacts occasionnels avec l'employé pendant son absence. En communiquant avec lui de temps à autre, vous pourrez savoir comment il va, et, dans certaines situations, vers quelle date il pourra retourner au travail. Cela vous donne le temps de prendre vos dispositions à l'avance. Cependant, il ne faut pas que ces contacts soient si fréquents que l'employé se sente poussé à retourner au travail avant d'en être capable.

Agissez dès que l'employé annonce qu'il est prêt à retourner au travail.

La première étape de la gestion d'un cas de retour au travail commence au moment où l'employé vous informe qu'il est prêt à reprendre le travail. Il peut communiquer avec vous par téléphone, par courriel, par télécopieur ou par lettre; il peut aussi s'adresser à vous de vive voix.

Dans certains cas, la date du retour au travail de l'employé peut être déjà fixée. Si l'employé ne communique pas avec vous à la date convenue, vous devrez alors tenter de le joindre pour prendre des renseignements sur son état de santé. Dans d'autres cas, vous n'aurez peut-être pas une idée précise du moment auquel l'employé sera prêt à reprendre le travail, comme c'est souvent le cas des absences résultant d'une maladie ou d'une blessure.

Si l'employé demande des mesures d'adaptation qui soulèvent des questions ou des préoccupations, vous devrez immédiatement l'informer que vous souhaitez analyser sa requête plus à fond. Vous devrez souligner que vous vous préoccupez de sa santé et que vous avez besoin de mieux comprendre la situation pour prendre une décision et trouver les solutions appropriées.

Le superviseur a droit à un délai supplémentaire pour évaluer une demande d'accommodement si l'employé ne l'avise pas suffisamment tôt de son retour au travail. De son côté, l'employé est tenu de donner à son superviseur un délai suffisant pour préparer son retour au travail, surtout s'il demande des aménagements pour des besoins spécifiques.

Si vous avez besoin d'un délai supplémentaire pour étudier une demande d'accommodement, vous devrez demander à l'employé s'il peut reprendre son travail (sans mesures d'adaptation) en attendant que la décision soit prise. Si cela ne lui est pas possible, vous devrez planifier des mesures temporaires. Si cela non plus n'est pas possible, l'employé devra rester en congé. Quand vous demandez à un employé de prolonger son congé, vous devez avoir sous la main des documents démontrant que vous avez examiné plusieurs possibilités d'accommodement temporaires.

Créez un dossier.

Assurez-vous de créer un dossier individuel pour chaque cas de retour au travail que vous avez à gérer. Prenez des notes détaillées pendant toutes les conversations et les rencontres portant sur le cas. Conservez des copies de ces notes dans le dossier.

Le dossier est d'une importance décisive pour plusieurs raisons :

• Le dossier deviendra un instrument important pour réexaminer les particularités du cas.
• Avec les pièces que contient le dossier, vous pouvez facilement retracer l'évolution du cas.
• Le dossier vous permet de conserver la documentation concernant toute la correspondance avec l'employé, les spécialistes de la santé, et autres parties prenantes, en cas de malentendu.
• En cas d'appel, un dossier détaillé vous aide à attester les efforts que vous avez faits pour vous acquitter de votre obligation d'accommodement.

Examinez tous les renseignements à caractère médical soumis par l'employé.

Pendant la phase initiale de la gestion d'un cas de retour au travail, vous devrez réexaminer tous les renseignements à caractère médical, ou se rapportant à la santé, fournis par l'employé, comme une note ou un certificat médical. Avant de permettre à l'employé de reprendre le travail, vous devez vous assurer que vous avez suffisamment d'information sur ses aptitudes et ses limitations dans le contexte des fonctions qu'il est appelé à exercer.

À titre de superviseur, il vous appartient de veiller à la santé et à la sécurité des employés pendant leur présence dans le milieu de travail. Vous avez donc le droit de recueillir des renseignements à caractère médical et liés à la santé d'un employé qui se prépare à retourner au travail.

Vous avez le droit de savoir comment l'état de santé de l'employé peut influencer sa capacité à accomplir ses tâches. Prenez note que cela ne vous autorise PAS nécessairement à obtenir le diagnostic d'une maladie, mais seulement de l'information sur les conséquences que son état de santé peut avoir sur son travail. Ainsi, on pourra vous aviser qu'un employé a un rendez-vous médical hebdomadaire et prend un médicament qui ne lui permet pas d'utiliser des équipements lourds, mais on ne vous donnera pas le diagnostic exact ni la cause de la maladie (dépression, par exemple). L'étape no 2 vous donnera plus de détails sur les renseignements à caractère médical que vous pouvez légitimement obtenir.

L'employé, quant à lui, est tenu de fournir des documents spécifiant les restrictions médicales qui lui sont imposées et décrivant le type d'aménagement qui serait le plus efficace en vue de son retour au travail.

Rencontrez l'employé.

Dans les cas complexes, vous devrez demander à l'employé de vous rencontrer le plus vite possible pour confirmer l'information sur la date de son retour au travail ainsi que sur toute demande d'accommodement qui y serait liée. Dans les situations simples, une conversation téléphonique suffira. Notez bien que l'employé est légalement obligé de prendre une part active au processus d'accommodement.

Pendant la rencontre ou la conversation téléphonique, prenez des notes détaillées qui vous aideront à mieux suivre la discussion et à mieux vous la remémorer. Versez une copie de ces notes au dossier.

Quand vous vous entretiendrez avec l'employé, vous devrez tenter d'obtenir des précisions sur tout ce qui n'est pas clair dans les renseignements à caractère médical qu'il a fournis.

Un autre point d'importance à clarifier au cours de cette rencontre est de savoir si l'employé souhaite être accompagné par un représentant syndical pendant le processus de retour au travail et d'accommodement (voir l'étape no 3, pour plus de renseignements à ce sujet).

Demandez à l'employé l'autorisation d'obtenir d'autres renseignements à caractère médical ou liés à la santé (s'il y a lieu).

En tant que superviseur, vous avez l'obligation de fonder vos décisions d'accommodement sur de l'information adéquate. Dans ce but, vous devez réunir les données appropriées sur la situation de l'employé, tout en observant les lois sur le respect de la vie privée et les droits de la personne.

Si vous jugez que vous n'avez pas assez d'information sur la situation de l'employé, vous aurez besoin de son autorisation pour obtenir des renseignements supplémentaires. Si l'employé refuse de coopérer, expliquez-lui que vous ne pouvez pas évaluer correctement ses besoins et que, sans cette information, le processus d'accommodement ne peut pas avancer.

Il est important de s'assurer que l'employé comprend que les renseignements ne serviront qu'à déterminer les mesures d'adaptation appropriées. Vous devrez aussi lui expliquer que l'organisation a des procédures officielles pour garantir que les renseignements à caractère médical restent confidentiels et ne sont divulgués qu'en cas de nécessité. Pour être en mesure de décrire ces procédures à l'employé, communiquez avec le département des ressources humaines de votre organisation si vous avez besoin d'information supplémentaire.

Généralement, les superviseurs ont le droit d'obtenir les renseignements à caractère médical suivants :

• Renseignements concernant l'état de santé actuel de l'employé
  Vous avez le droit de savoir si la maladie de l'employé risque d'avoir des répercussions sur sa capacité à accomplir ses tâches.
• Pronostic de rétablissement (si disponible)
  Vous avez le droit de savoir si la maladie est temporaire ou permanente (si le médecin a cette information; parfois, il n'est pas possible de faire un pronostic). S'il s'agit d'un état temporaire, vous pouvez chercher à savoir pendant combien de temps vous aurez à assurer un accommodement.
• Renseignements sur les aptitudes de l'employé pour un emploi différent
  S'il est prouvé que l'employé n'est pas apte à accomplir ses tâches habituelles dans des conditions normales ou adaptées, il faudra examiner la possibilité de lui attribuer un poste différent. Vous avez le droit de savoir si l'employé est apte à accomplir des tâches différentes.

Demandez l'avis d'un expert quand les renseignements à caractère médical fournis sont inadéquats.

Si, après avoir rencontré l'employé et examiné tous les documents médicaux qu'il a fournis, vous estimez que vous ne pouvez pas arriver à une décision éclairée sur les mesures d'adaptation qu'il demande, vous pouvez entreprendre des démarches pour mieux vous informer sur son état de santé.

• Demandez des précisions au médecin de l'employé ou à son spécialiste de la santé.
  La première étape pour clarifier l'information liée à la santé consiste à obtenir de votre employé l'autorisation de demander d'autres renseignements à son médecin soignant. Si, après cela, vous avez toujours des doutes, vous pouvez demander des renseignements supplémentaires à un spécialiste externe.
• Demandez que l'employé soit soumis à un examen médical indépendant.
  Un examen médical par un expert indépendant n'est admis que dans des circonstances particulières. Généralement, les examens médicaux sont permis dans le cas d'employés retournant au travail après une maladie grave ou un accident.

Vous pouvez demander un examen si vous avez des raisons de croire que l'employé n'est pas apte à s'acquitter de ses tâches, et que son retour au travail risque de menacer sa santé ou le bien-être d'autrui. Dans ces circonstances, vous devez préparer une justification claire de vos raisons de penser que le retour au travail de l'employé pose un risque réel, immédiat et important pour sa propre santé. Assurez-vous d'inscrire ces raisons dans son dossier. Il est INACCEPTABLE de demander un examen médical simplement par crainte d'une récidive ou d'une aggravation éventuelle de la maladie de l'employé.

Étape no 3 : Consultez les représentants syndicaux (s'il y a lieu).

Déterminez s'il est nécessaire de consulter le syndicat.

Les conseils d'un représentant syndical peuvent vous être utiles pendant que vous examinez différentes mesures pour accommoder un employé qui retourne au travail.

Vous devez inclure le syndicat dans les discussions reliées à un retour au travail ou à des accommodements quand :

• Les mesures d'adaptation que vous proposez peuvent avoir des répercussions sur les droits des autres employés (par ex. le droit d'ancienneté), accordés par la convention collective; et/ou
• L'employé vous informe qu'il demande la présence de son représentant syndical pendant les discussions portant sur les possibilités d'accommodement.

Prenez des dispositions pour parler avec un représentant syndical.

Une fois que vous avez évalué la situation et que vous avez décidé que le syndicat devrait être impliqué, planifiez un entretien avec un représentant syndical, en personne ou au téléphone. Dressez un bilan du cas avec le délégué syndical tout en ayant soin de respecter la confidentialité de toute l'information personnelle recueillie auprès de l'employé. Rappelez-vous que les renseignements personnels ne peuvent être révélés qu'en cas de nécessité. Assurez-vous de prendre des notes et d'en verser copie au dossier.

Les syndicats ont la responsabilité de coopérer avec les superviseurs dans la recherche de solutions permettant d'accommoder les employés qui retournent au travail.

Les tribunaux ont statué que les syndicats sont tenus d'appuyer les mesures d'adaptation sans égard à ce qui est spécifié dans les conventions collectives. Autrement dit, les syndicats ne peuvent pas s'opposer à une solution d'accommodement viable, comme le transfert à un autre poste, sous prétexte que cela peut violer les dispositions de la convention collective; en fait le syndicat peut être passible de sanctions s'il entrave des efforts d'accommodement.

Il faut cependant s'efforcer de respecter les dispositions des conventions collectives. Les superviseurs ont l'obligation d'étudier en priorité les possibilités d'accommodement ne faisant pas obstacle aux droits octroyés par les conventions collectives.

Déterminez les possibilités d'accommodement.

En tant que superviseur, vous devez vous assurer que toutes les mesures d'adaptation possibles ont été examinées et que celle que vous choisissez est compatible avec les renseignements à caractère médical que vous possédez; ce doit aussi être celle qui répond le mieux aux besoins de l'employé, de l'employeur et des autres parties prenantes. Dans une situation qui touche les autres employés, vous devez choisir la mesure qui entrera le moins en conflit avec l'ancienneté et les droits accordés par la convention collective.

Souvenez-vous que vous n'avez pas l'obligation de mettre en œuvre la solution idéale du point de vue de l'employé, ni même celle qu'il réclame spécifiquement. Cependant, l'employé a le droit qu'on lui propose une solution qui réponde à ses besoins médicaux réels. Examinez avec un esprit ouvert les différentes façons d'accommoder l'employé. S'il n'existe aucune solution évidente, envisagez de recourir à une combinaison de mesures.

Si vous constatez que les mesures d'adaptation requises par un employé causeraient une contrainte excessive à l'employeur, vous pouvez décider de refuser la demande. Conservez dans le dossier les notes expliquant les raisons du refus. Vous aurez peut-être à justifier votre raisonnement si l'employé décide d'en appeler de votre décision à un échelon supérieur de votre organisation, ou si le cas est soumis à la Commission canadienne des droits de la personne.

Si vous envisagez de refuser une demande d'accommodement, nous vous encourageons à en parler avec des conseillers du département des ressources humaines de votre organisation. Veuillez consulter la section sur la contrainte excessive pour plus de renseignements sur votre droit légitime de refuser des demandes d'accommodement.

Parlez de vos recommandations avec l'employé.

Après avoir consulté toutes les parties prenantes et réuni l'information nécessaire, préparez-vous à présenter à l'employé une ou plusieurs mesures d'adaptation que vous recommandez en vue de son retour au travail. Il peut aussi être utile d'inclure d'autres parties prenantes dans cette discussion, par exemple un représentant du département des ressources humaines de votre organisation, ou des délégués syndicaux.

Fixez une rencontre avec l'employé et, s'il y a lieu, les autres parties prenantes, pour examiner toutes les mesures que vous recommandez. Pendant cet entretien, vous aurez l'occasion de répondre à toutes les questions et de clarifier tous les points qui auraient pu être mal compris. Cela permet aussi à l'employé de donner son point de vue sur les solutions que vous proposez, ce qui devrait vous aider à les finaliser.

Si l'employé refuse les mesures d'adaptation que vous proposez, vous pouvez décider d'étudier d'autres possibilités ou, en dernier recours, de rejeter sa demande (si vous estimez que vous avez satisfait à votre obligation en lui offrant un accommodement raisonnable). N'oubliez pas de prendre des notes décrivant les raisons du refus de l'employé. Si vous contemplez la possibilité d'arrêter le processus d'accommodement, nous vous recommandons de communiquer préalablement avec le département des ressources humaines ou avec d'autres représentants de votre organisation pour qu'ils vous assistent de leurs conseils.

Étape no 5 : Mettez en œuvre les mesures d'adaptation.

Après avoir passé en revue vos recommandations avec l'employé et les parties prenantes, et après voir pris une décision, vous êtes prêt pour la mise en œuvre. Vous devrez agir le plus rapidement possible pour mettre en place les mesures d'adaptation que vous avez choisies. Cela permettra à l'employé de retourner au travail sans tarder et vous pourrez démontrer que vous êtes résolu à mener à bien un processus efficace de retour au travail. Tout ceci contribue à la création d'une culture de confiance et de respect des valeurs qui améliorent la productivité globale du milieu de travail.

Vérifiez l'efficacité de l'accommodement

Une fois que l'employé est de retour au travail, vous devrez évaluer périodiquement l'efficacité des mesures d'adaptation. Entretenez-vous avec l'employé, pour savoir s'il peut exécuter son travail de façon productive, et si l'une ou l'autre des mesures aurait besoin d'être ajustée. S'il y a lieu, assurez-vous que les collègues de l'employé sont satisfaits et peuvent gérer la charge de travail qui leur a été redistribuée ou attribuée en surcroît. Si vous avez besoin d'aide pour répartir des tâches parmi un groupe d'employés, demandez conseil au département des ressources humaines ou aux responsables désignés de votre organisation.

Informez l'employé du processus d'appel et de plainte.

Si vous jugez que vous avez fait tout en votre pouvoir pour répondre à votre obligation d'accommodement mais que l'employé demeure insatisfait, dites-lui qu'il peut faire appel de la décision à un échelon supérieur de l'organisation. Donnez-lui les renseignements dont il a besoin pour lancer ce processus selon la politique interne de votre organisation. Vous devrez aussi lui faire savoir qu'il peut soumettre ses difficultés à la Commission canadienne des droits de la personne.

Rôles et responsabilités dans le processus du retour au travail

Les employeurs (y compris leurs représentants, tels que directeurs, superviseurs et responsables des ressources humaines), les employés et les syndicats partagent la responsabilité de trouver les solutions qui permettent de gérer le retour au travail. Les listes ci-dessous résument les principaux rôles et responsabilités qui incombent à chacune des parties impliquées dans le processus.

Responsabilités de l'employeur ou du superviseur

1. Veiller à ce que les employés aient connaissance de leur droit à l'accommodement, expliquer la politique d'accommodement en vigueur dans le milieu de travail, et en distribuer des copies.
2. Sur réception d'une demande, examiner les possibilités d'accommodement avec l'employé.
3. Prendre des notes et consigner toutes les discussions concernant l'accommodement.
4. Participer activement à l'étude de méthodes et de solutions de remplacement visant l'accommodement de l'employé.
5. S'il y a lieu, obtenir l'opinion et les avis professionnels d'un responsable désigné des ressources humaines ou d'un spécialiste médical.
6. Maintenir la confidentialité des renseignements personnels et des dossiers médicaux.
7. Consentir aux demandes d'accommodement d'une manière raisonnable et en temps utile, à moins de causer une contrainte excessive (voir des renseignements sur la contrainte excessive).
8. Accepter de revoir et de modifier l'entente d'accommodement si les circonstances changent, ou si la solution n'est plus efficace.
9. Fournir des éléments justifiant une décision de refuser l'accommodement.
10. Informer les employés de leur droit d'interjeter appel et de s'adresser à la CCDP.

Responsabilités de l'employé

1. Demander un accommodement quand le besoin se présente et, si possible, suggérer des mesures appropriées.
2. Fournir des renseignements ou des documents émanant d'un professionnel de la santé qualifié expliquant les restrictions reliées à la santé et décrivant les types d'accommodement les plus efficaces.
3. Collaborer avec les experts à qui l'on demande de faire des recommandations sur la situation.
4. Si l'employeur, agissant dans des limites raisonnables, demande un examen médical indépendant, donner suite à cette demande. Remarque : On ne peut pas obliger un employé à se soumettre à un examen médical indépendant, mais ne pas accéder à cette demande peut retarder le processus d'accommodement.
5. Accorder à l'employeur un délai raisonnable pour donner suite à la demande d'accommodement.
6. Participer à toutes les discussions concernant les possibilités d'accommodement.
7. Écouter et prendre en considération toute proposition raisonnable de l'employeur portant sur des mesures d'adaptation.
8. Une fois que l'accommodement est en place, atteindre les niveaux de rendement convenus.
9. Travailler de façon continue avec le responsable des mesures d'adaptation à la gestion du processus d'accommodement.
10. Informer l'employeur de changements dans les besoins d'accommodement.

Responsabilités du syndicat

1. Jouer activement le rôle de partenaire dans le processus d'accommodement.
2. Offrir des conseils sur l'accommodement.
3. Appuyer les mesures d'adaptation indépendamment de la convention collective, à moins que ceci ne cause une contrainte excessive.
4. Travailler avec l'employeur à tenter de résoudre les obstacles existant dans la convention collective et à assurer que de nouveaux obstacles n'y soient pas ajoutés.